88.a reunión |
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CIT88 - Memoria del Director General Actividades de la OIT, 1998-99 (continuación) |
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Servicios de apoyo
Internet e Intranet
Uno de los avances capitales del bienio 1998-1999 fue el uso generalizado de Internet e Intranet para acceder a la información, lo que se ha explotado tanto como medio para facilitar información a los mandantes (ejemplo de ello es la publicación en línea de la Memoria del Director General sobre las actividades de la OIT desde 1996) y en el seno de la Oficina. Internet e Intranet son unos instrumentos de gran importancia para los funcionarios de la sede y de las estructuras exteriores a la hora de recabar información.
Los sitios trilingües de la OIT en la Web (tanto en Internet como en Intranet) se han reorganizado con el fin de reflejar la nueva estructura organizativa y se han vuelto a concebir para facilitar el acceso a ellos. Se han hecho esfuerzos por incrementar su notoriedad añadiendo búsquedas temáticas mediante un nuevo motor de búsqueda y creando nuevos sitios temáticos en la Web de carácter general. Además, Intranet se promovió nuevamente con miras a su utilización por parte de funcionarios de la OIT en Ginebra y en las regiones, y por esta vía se transmitieron circulares internas e informes. Se creó un sitio réplica de la OIT para las Américas en la Universidad de Cornell con el fin de facilitar el acceso, solventando así algunos de los problemas de la amplitud de banda y reduciendo el tiempo de acceso. Durante el Foro Empresarial de la OIT se produjo y difundió material publicitario (CD-ROM del tamaño de una tarjeta de crédito, folletos y postales) en el que se promovía el sitio de la OIT en la Web, que seguirá distribuyéndose a los delegados y a otros mandantes.
La tecnología de la información
La responsabilidad de la creación y el mantenimiento de las aplicaciones informáticas recayó en los departamentos de Ginebra y de las regiones, mientras que el programa central se concentró de forma más específica en la tecnología de la información. Actualmente, la plena comunicación en red de la OIT permite que la estructura exterior pueda acceder sin restricción alguna a la información electrónica de la sede y viceversa, a través del correo electrónico y del acceso a Internet e Intranet. Pese a que ha habido una reducción mínima del material impreso distribuido, se precisa un cambio cultural para que la OIT se convierta en una «oficina sin papel».
A principios de 1998 se concluyó el estudio de los problemas que generaría el efecto 2000 y se puso en marcha oficialmente el proyecto de adaptación al año 2000 con el fin de garantizar la plena conformidad de las aplicaciones de la unidad central, las plataformas de servicios de minicomputadoras y PC en la sede y en la estructura exterior. El proyecto se culminó a finales de 1999, por lo que la Oficina logró evitar cualquier tipo de problema relacionado con el efecto 2000.
Finanzas
Se realizaron múltiples pruebas para garantizar que los sistemas informáticos en materia de finanzas se adaptaban al año 2000 y se diseñaron planes de emergencia para las operaciones financieras. Se concluyó la instalación de programas informáticos en PC para las cuentas de anticipos, las nóminas locales, la preparación del presupuesto y la administración en oficinas exteriores de Africa, Estados árabes, Asia, Europa y las Américas, junto con la formación pertinente dirigida al personal del Programa y Presupuesto que utilizaba estas aplicaciones. Asimismo, se instalaron programas informáticos en PC para que los administradores del Programa de la sede pudiesen establecer, aprobar y controlar las obligaciones financieras relativas a sus programas.
Se llevaron a cabo un análisis inicial y avances en cuanto a la orientación estratégica de la sustitución de los sistemas informatizados de finanzas de la OIT, los requisitos del usuario de la OIT, las mejoras en los servicios bancarios electrónicos y la racionalización de la gestión bancaria y de la cuenta de anticipos.
Administración interna
La construcción de la oficina de la OIT en Islamabad llegó a su término y se renovaron las oficinas de Beirut, Moscú y Yaundé.
Con el fin de garantizar la gestión de los servicios de forma racional y rentable, se revisaron los procedimientos legales relativos al transporte y a los viajes, se emprendió una labor de creación de un sistema informático de adquisición unificada e inventario y se volvió a examinar la subcontratación con miras a reducir gastos.
Programación y gestión
El proceso de reforma y modernización iniciado por el Director General, el Sr. Somavia, entró en funcionamiento en 1999, año en que se puso en marcha un proceso de elaboración de un presupuesto estratégico que se alejaba de la anterior estructura basada en 39 programas principales, pasando a uno solo centrado en cuatro objetivos estratégicos y sus correspondientes objetivos operativos. En el marco de cada objetivo estratégico se determinaron una serie de programas internacionales focales (InFocus). De la revisión presupuestaria realizada en 1999 se dedujo que era posible proceder a aumentos en el marco de algunas partidas presupuestarias y en otros casos a reducciones. Las necesidades de desarrollo y las dimensiones de género son cuestiones intersectoriales que han de considerarse con miras a definir actividades específicas en el conjunto de los objetivos estratégicos. Las propuestas de Programa y Presupuesto para 2000-2001 que fueron preparadas por la Oficina de Programación y Gestión según esto fueron aprobadas por un firme consenso en la reunión del Consejo de Administración de marzo de 1999 (1), en la 87.ª reunión de la Conferencia Internacional del Trabajo celebrada en junio de 1999 (2) y en la 276.ª reunión del Consejo de Administración que tuvo lugar en noviembre del mismo año (3).
En el último semestre del bienio, la Oficina prestó asistencia al Director General para llevar a cabo reformas estructurales y actividades de gestión basadas en los objetivos estratégicos. En la sede se constituyó un equipo principal de gestión, los programas técnicos de la Oficina se reestructuraron en torno a los cuatro objetivos estratégicos y se estableció una estructura interna para cada sector técnico. En lo que se refiere a cada objetivo operacional, se comenzó por identificar los indicadores de rendimiento, establecer formas rentables de calcular el progreso para cada indicador y fijar objetivos que constituyesen un desafío y que a la vez fuesen realistas con miras a poder alcanzarlos en el bienio. Se inició una revisión pormenorizada del sistema de supervisión, evaluación y rendición de cuentas de la Oficina para que fuese más flexible y se adaptase mejor al nuevo marco presupuestario estratégico.
Se puso en marcha una revisión de las medidas encaminadas a fortalecer los servicios en el exterior y conseguir que diesen una respuesta más adecuada a los mandantes y prioridades de la OIT. Asimismo, se hicieron esfuerzos por determinar de qué manera los servicios de apoyo podrían mejorar la calidad de su trabajo y qué ahorros podrían destinarse a la acción en beneficio de los mandantes. Además de los ahorros determinados, se efectuaron ciertos avances en lo que se refiere a fijar normas de servicio, de manera que las técnicas presupuestarias basadas en resultados pudieran aplicarse a través de la Oficina en el 2000.
El personal
En la revisión de las políticas del personal, prácticas e instituciones de la OIT que se realizó en el segundo semestre de 1999 se concluyó que éstas eran obsoletas e inadecuadas para la ejecución eficaz de la misión y estrategia de la OIT. Para que la OIT pueda proporcionar productos y servicios que posean siempre una calidad óptima, tendrá que adoptar una estrategia al respecto que garantice:
- una elevada capacidad y flexibilidad orgánicas;
- un alto grado de motivación de las personas, de los equipos y de la Organización, y
- un trato justo en el trabajo.
Se creó un nuevo marco estratégico para las personas y el desarrollo de la carrera profesional, y la nueva estrategia de recursos humanos de la OIT fue presentada a la Comisión de Programa, Presupuesto y Administración del Consejo de Administración en su 276.ª reunión de noviembre de 1999. Los elementos clave de esta estrategia eran:
- las cuestiones fundamentales en materia de recursos humanos;
- el desarrollo de las personas y de las carreras;
- la prospección, contratación y selección;
- la clasificación;
- las aptitudes para la gestión de personas;
- las relaciones profesionales, y
- la apertura hacia el exterior.
Una vez recibidas las opiniones del Consejo de Administración, con el fin de contar con un entendimiento compartido del rumbo a seguir en la estrategia de recursos humanos que se contempla, la Oficina decidió llevar a cabo nuevas consultas -- con el Sindicato del Personal y el sistema común, entre otros -- de tal manera que en el 2000 se pudiesen realizar nuevos cambios pormenorizados en los procedimientos y prácticas que se volverían a presentar al Consejo de Administración.
En el ámbito de los seguros de enfermedad se consiguió un gran logro con la creación y puesta en práctica del Sistema Informatizado de Seguro de Enfermedad (HIIS), que permitía racionalizar los procesos de contabilidad y pago. Este sistema se puso en funcionamiento en 1999 y constituyó una herramienta informatizada de primer orden para la contención de los gastos. Paralelamente, la responsabilidad financiera se delegó a la administración de la Caja del Seguro de Salud del Personal. Asimismo, las negociaciones con una serie de proveedores de asistencia médica para reducir los costos y los precios también fueron fructíferas. Pese a la carga de trabajo extraordinaria generada por la creación del HIIS, los retrasos en los reembolsos médicos del bienio 1996-1997 no volvieron a producirse, lo que se debió a la mejora en las medidas de organización del trabajo adoptadas en respuesta a la recomendación de los Servicios de Asesoría en Materia de Gestión, así como a una supervisión esmerada.
Aunque el establecimiento del Sistema de Información sobre Personal y Nómina de Sueldos (PERSIS) se retrasó respecto al calendario, el módulo de prestaciones del sistema se concluyó para su verificación final en 1999.
Publicaciones
En el bienio se produjo la creación de un proceso integrado de publicación que abarcó la selección de temas, la preparación de manuscritos, un proceso de revisión, edición, traducción, producción, comercialización y ventas. Esto exigió la elaboración de un calendario más ajustado y dio lugar a un mayor realce del proceso de revisión en múltiples niveles encaminado a garantizar el control de la calidad. Aumentó la notoriedad gracias a la creación del sitio en la Web sobre publicaciones de la OIT, al comercio electrónico que permitía realizar transacciones seguras mediante tarjeta de crédito, la apertura de una nueva librería ampliada y mucho más atractiva y la creación de una extensa serie de instrumentos de promoción y comercialización, tales como catálogos de publicaciones en tres lenguas, nuevos folletos publicitarios, boletines y conjuntos de documentos informativos, folletos temáticos y carpetas de publicidad de reseñas de libros. Siguiendo un enfoque mercantil, se anunció la puesta a la venta de nuevos títulos de la OIT con anterioridad a su publicación.
La Oficina de Publicaciones editó 39 nuevos libros, entre ellos nueve traducciones al francés y al español, y participó en la comercialización y venta de otras 26 nuevas publicaciones. La cuarta edición (en inglés) de la Enciclopedia de Salud y Seguridad en el Trabajo se publicó en una edición impresa de cuatro volúmenes y en CD-ROM. La creación del sitio en la Web de la Enciclopedia contribuyó a la promoción y venta de esta obra de referencia sin precedentes de 4.000 páginas. Durante el bienio, se publicaron ediciones especiales de la revista emblemática de la OIT, la Revista Internacional del Trabajo, sobre «Derechos laborales, derechos humanos» y «Mujeres, género y trabajo». Asimismo, en este bienio también se presenció la creación de la versión electrónica de la Revista en las tres lenguas de trabajo, lo que representa la aparición del primer producto de la OIT con una suscripción en línea.
Relaciones y reuniones
Un aspecto fundamental del Programa de Relaciones y Reuniones durante el bienio fue la reestructuración y modernización de la producción y distribución de documentos mediante:
- la introducción de equipos de impresión por computadora y nuevos programas informáticos de edición electrónica y de procesamiento de textos, y
- la reorganización y racionalización de la distribución del trabajo y de los métodos de trabajo, incluyendo la creación de una unidad informática especializada para administrar los cambios de manera eficaz.
Esta reestructuración condujo a un aumento de la productividad, una reducción de los costos y a una mejora y mayor rapidez de los servicios. Los gastos contraídos se contrarrestaron íntegramente con las ganancias de productividad. En consecuencia, la nueva estrategia de la que se esperaba obtener beneficios en próximos bienios se puso en práctica sin ningún coste adicional.
Una de las ventajas de la nueva tecnología fue la conversión considerablemente más veloz de los textos para la difusión de documentos en Internet. Además, se han consolidado los esfuerzos realizados en el bienio anterior para poder consultar todos los documentos oficiales a través de Internet. Este enfoque ha dado lugar a una difusión mucho más extendida y rápida de los documentos de la OIT en todas partes, pese a que no ha sustituido la distribución del texto impreso. No obstante, en el futuro el costo de los documentos impresos debería reducirse gracias a la posibilidad de restringir el almacenamiento de documentos al imprimirlos según la demanda.
El personal lingüístico utilizó cada vez más las nuevas posibilidades que ofrece Internet, tales como una extensa variedad de bases de datos terminológicos y diccionarios especializados en línea. No obstante, se realizó un progreso limitado en la introducción de herramientas de traducción asistida por computadora, ya que todavía no se ha demostrado su rentabilidad.
Información pública
La Oficina de Información Pública (PRESSE) realizó su labor según el concepto estratégico de un enfoque principalmente informativo de los medios de comunicación y a la vez extendió su apoyo profesional y técnico al conjunto de mandantes de la OIT y a sus servicios internos. Gracias a la instalación de dos servidores multimedia especializados, la Oficina pudo emitir material audiovisual en tiempo real o a partir de grabaciones de los medios de comunicación.
En el bienio 1998-1999 se editaron 41 vídeos como complemento visual de los comunicados de prensa sobre los principales logros de la OIT. Durante la visita del Presidente Clinton, con ocasión de la 87.ª reunión de la Conferencia Internacional del Trabajo (1999), se realizó una trasmisión en directo a más de 50 países europeos. El sistema de supervisión electrónica comprobó que 421 canales televisivos habían transmitido noticias sobre la Conferencia Internacional del Trabajo. Los documentales en vídeo, tales como The despair and the hope, también constituyeron herramientas importantes para concienciar a los países donantes respecto a su apoyo a los programas de la OIT.
Trabajo, principal fuente de información de los mandantes de la OIT, fue publicado diez veces durante el bienio en cinco lenguas, y sus artículos volvieron a imprimirse en la prensa general y especializada de todo el mundo. Asimismo, se publicaron ediciones en hindi, checo, húngaro, ruso, chino, noruego, danés, sueco y finlandés. En 1999, la versión inglesa de Trabajo publicó 24.500 números; la francesa 9.000 y la española 8.000.
En el bienio 1998-1999, el sitio de información pública en inglés, francés y español de Internet incluyó comunicados de prensa, una versión abreviada de noticias en vídeo, una exposición de fotografías y la edición completa de Trabajo.
La biblioteca
En el bienio 1998-1999, la principal colección de la biblioteca de la sede superó los 24 millones de artículos. Se realizó un esfuerzo concreto por incrementar la cobertura de los países que envían estadísticas nacionales, legislación nacional y boletines oficiales a la Oficina de Biblioteca y Servicios de Información. Sus clientes pueden acceder directamente a la colección a través de un servicio de préstamos a escala mundial.
En el bienio, el acceso a los recursos informativos de la biblioteca mejoró considerablemente tras la conversión electrónica de varios miles de archivos históricos anteriores a 1965 que hasta entonces se habían almacenado en el catálogo de fichas de la biblioteca. En 1998 se publicó la quinta edición del Tesauro OIT.
Notas
1. Documento del Consejo de Administración GB.274/PFA/9/1, 274.ª reunión, Ginebra, marzo de 1999.
2. Documento del Consejo de Administración GB.274/PFA/9/1 reeditado como suplemento del Informe II, Conferencia Internacional del Trabajo, 87.ª reunión, Ginebra, 1999.
3. Documento del Consejo de Administración GB.276/PFA/9, 276.ª reunión, Ginebra, noviembre de 1999.
Puesto al día por SD. Aprobada por RH. Ultima actualización: 30 de mayo de 2000.