88e session |
CIT88 - Rapport du directeur général Activités de l'OIT 1998-99 (suite) |
Une nouveauté importante pendant la période biennale 1998-99 a été l'utilisation généralisée des réseaux Internet et Intranet en tant que moyen de diffusion des informations auprès des mandants (la publication en ligne du Rapport du Directeur général: activités de l'OIT, 1996-97 en est un exemple) et au sein du Bureau. Naturellement, les réseaux Internet et Intranet sont des instruments importants pour rassembler des informations au profit des fonctionnaires en poste au siège et sur le terrain.
Les sites Web trilingues de l'OIT et du BIT (Internet et Intranet) ont été réorganisés afin de refléter la nouvelle structure organisationnelle et reconfigurés pour en rendre l'accès plus facile. Un effort a été fait pour mieux les mettre en relief en ajoutant des recherches thématiques utilisant un nouveau moteur de recherche et en créant de nouveaux sites Web thématiques détaillés. En outre, le réseau Intranet a encore été amélioré au profit des fonctionnaires du BIT en poste à Genève et dans les régions, avec l'affichage de circulaires internes et de rapports. Un site miroir de l'OIT pour les Amériques a été créé à Cornell University afin de décentraliser l'accès et d'atténuer certains des problèmes de bande passante et de temps d'accès. Du matériel publicitaire (CD-ROM, brochures et cartes postales de la taille d'une carte de visite) encourageant l'utilisation du site Web de l'OIT a été produit et diffusé lors du Forum des entreprises de l'OIT et continuera d'être distribué aux délégués et aux autres mandants.
La responsabilité du développement et de la maintenance des applications sur ordinateur a été confiée aux départements à Genève et dans les régions, et le programme central s'est concentré sur la technologie de l'information. Le BIT, qui est maintenant entièrement interconnecté, offre à la structure extérieure plein accès aux informations électroniques du siège et vice versa, par la voie du courrier électronique et de l'accès à Internet et Intranet. Bien que la distribution de la documentation imprimée n'ait guère été réduite, un changement de culture est nécessaire pour faire du BIT un bureau "sans papier".
L'analyse de l'impact du passage à l'an 2000 a été achevée au début de 1998 et le projet de préparation pour ce passage a été officiellement lancé afin d'assurer la pleine conformité des applications exploitées sur le processeur central, des plates-formes de service aux mini-ordinateurs et des ordinateurs personnels au siège et sur le terrain. Le projet a été achevé à la fin de 1999 et le Bureau a donc pu éviter tout problème lors du passage à l'an 2000.
De nombreux essais ont été effectués pour assurer le passage sans anicroche à l'an 2000 des systèmes informatiques financiers, et des plans d'urgence ont été mis au point pour les opérations financières. L'installation de logiciels pour PC a été achevée pour les comptes d'avances temporaires, les états de paie locaux et la préparation et la gestion du budget dans les bureaux extérieurs en Afrique, dans les Etats arabes, en Asie, en Europe et dans les Amériques, parallèlement à la formation connexe du personnel chargé du programme et des finances qui utilise ces applications. De même, des logiciels pour PC ont été installés afin de permettre aux directeurs de programme du siège d'établir, approuver et contrôler les engagements de dépenses concernant leurs programmes.
Une analyse initiale a été effectuée en vue de l'élaboration d'une approche stratégique du remplacement des systèmes financiers informatisés du BIT, du développement des besoins des utilisateurs du BIT, de l'amélioration des dispositifs bancaires et électroniques et de la rationalisation de la gestion des comptes bancaires et des comptes d'avances temporaires.
La construction du bureau de l'OIT à Islamabad a été achevée et les bureaux de Beyrouth, de Moscou et de Yaoundé ont été rénovés.
Pour faire en sorte que les services soient gérés de façon rationnelle et économique, les procédures statutaires concernant le transport et les voyages ont été révisées, la mise au point d'un système informatique unifié pour les achats et les inventaires a commencé et les contrats externalisés ont été réévalués en vue de réduire les coûts.
Le processus de réforme et de modernisation lancé par le nouveau Directeur général est devenu opérationnel en 1999, année au cours de laquelle un processus d'élaboration stratégique du budget a été mis en marche. L'ancienne structure fondée sur 39 grands programmes a été abandonnée au profit d'une nouvelle structure centrée sur 4 objectifs stratégiques et les objectifs opérationnels correspondants. Sous chaque objectif stratégique ont été recensés un ou plusieurs programmes focaux internationaux (InFocus). L'examen du budget entrepris en 1999 a révélé des possibilités d'augmentation de certaines enveloppes budgétaires et de réductions dans d'autres. Les besoins de développement et les aspects relatifs à la dimension féminine sont des questions intersectorielles dont il doit être tenu compte pour définir des activités spécifiques pour tous les objectifs stratégiques. Les propositions de programme et de budget pour 2000-01 qui ont été préparées dans ce sens par le Bureau de programmation et de gestion ont fait l'objet d'un ferme consensus au Conseil d'administration en mars 1999(1), à la Conférence internationale du Travail à sa 87e session en juin 1999(2) et au Conseil d'administration à sa 276e session en novembre 1999(3).
Durant le dernier semestre de la période biennale, le Bureau de programmation et de gestion a aidé le Directeur général à lancer des réformes structurelles et des initiatives de gestion fondées sur les objectifs stratégiques. Une équipe de direction a été constituée au siège, les programmes techniques du Bureau ont été restructurés autour des 4 objectifs stratégiques et une structure interne a été mise en place pour chaque secteur technique. Pour chaque objectif opérationnel, on a commencé à définir des indicateurs de performance, à établir des moyens efficaces et économes de mesurer les progrès accomplis pour chaque indicateur et à fixer des cibles réalistes mais ambitieuses à atteindre au cours de l'exercice. Un examen approfondi du système de suivi, d'évaluation et d'établissement de rapports a été entrepris en vue de l'assouplir et de l'adapter au nouveau cadre de budgétisation stratégique.
Un examen des mesures visant à renforcer les services extérieurs et à les rendre encore plus à l'écoute des mandants et sensibles aux priorités de l'OIT a été entrepris. Des efforts sont faits pour déterminer comment les services d'appui pourraient améliorer la qualité de leur travail tout en dégageant des économies qui pourraient être utilisées pour des activités au profit des mandants. Outre les économies identifiées, des progrès ont été réalisés dans l'établissement de normes pour les services, afin que des techniques de budgétisation fondées sur les résultats puissent être appliquées dans tout le Bureau en 2000.
L'examen des politiques, des pratiques et des institutions du BIT dans le domaine du personnel effectué pendant le second semestre de 1999 a abouti à la conclusion qu'elles étaient dépassées et inadaptées à l'accomplissement efficace de la mission de l'OIT et à sa stratégie. S'il vise à fournir des services et des produits de la plus haute qualité, le BIT doit se doter à cet égard d'une stratégie propre à promouvoir:
- toute la flexibilité et la capacité organisationnelle requises;
- une forte motivation des personnes, des équipes et de l'organisation;
- l'équité au travail.
Un nouveau cadre stratégique pour le développement des personnes et des carrières a été élaboré, et la nouvelle stratégie de l'OIT en matière de ressources humaines a été présentée à la Commission du programme, du budget et de l'administration du Conseil d'administration à sa 276e session en novembre 1999. Les principaux éléments de cette stratégie étaient:
- les tâches fondamentales du BIT dans le domaine des ressources humaines;
- le développement des personnes et des carrières;
- la prospection, le recrutement et la sélection;
- la classification;
- les aptitudes à la gestion des personnes;
- les relations professionnelles;
- l'ouverture sur l'extérieur.
Ayant recueilli les vues du Conseil d'administration afin d'obtenir une conception commune de l'orientation à prendre pour la stratégie envisagée en matière de ressources humaines, le Bureau a entrepris de nouvelles consultations – notamment avec le Syndicat du personnel et avec les organisations appliquant le régime commun – afin d'apporter des changements plus précis aux pratiques et aux procédures en 2000 et de les soumettre de nouveau au Conseil d'administration.
Dans le domaine de l'assurance maladie, un grand progrès a été fait dans la mise au point et l'installation du Système informatisé d'assurance santé (HIIS) afin de permettre la rationalisation de la comptabilité et des paiements. Ce système, devenu opérationnel en 1999, est un puissant outil informatisé de maîtrise des coûts. Parallèlement, la responsabilité financière a été déléguée à la direction de la Caisse d'assurance pour la protection de la santé du personnel. Les négociations engagées avec plusieurs dispensateurs de soins médicaux pour obtenir des prix réduits ont également abouti. En dépit de la charge de travail supplémentaire entraînée par la mise en place du HIIS, les retards dans le remboursement des frais médicaux survenus pendant l'exercice 1996-97 ne se sont pas reproduits, grâce à la meilleure organisation du travail adoptée pour appliquer la recommandation formulée dans une étude des services consultatifs en matière de gestion, ainsi qu'à un contrôle rigoureux.
Bien que la mise en place du Système d'information sur le personnel et les états de paie (PERSIS) ait pris du retard, le module des droits à prestation du système a été achevé et fera l'objet d'une vérification finale en 1999.
Pendant la période biennale, un système de publication intégré a été mis en place, qui englobe la sélection des thèmes, la préparation des manuscrits, un processus d'examen, la révision, l'édition, la traduction, la production, la commercialisation et les ventes. Ce système suppose un plan d'exécution plus rigoureux et met l'accent sur un processus d'examen à plusieurs niveaux visant à assurer le contrôle de la qualité. Les publications ont été mises en relief par la création du site Web sur les publications du BIT, qui offre la possibilité du commerce électronique avec paiement sans risque par carte de crédit, par l'ouverture d'une nouvelle librairie plus vaste et plus attrayante et par le développement de toute une gamme d'instruments de commercialisation et de promotion, comme les catalogues des publications en trois langues, les nouveaux prospectus, bulletins et dossiers d'information sur les ouvrages, les brochures sur certains thèmes et les dossiers publicitaires de critique des ouvrages. Tenant compte des lois du marché, on a annoncé avant leur publication les nouveaux titres du BIT aux professionnels du livre.
Le Bureau des publications a livré 39 nouveaux ouvrages, dont neuf traductions en français et en espagnol, et a participé à la commercialisation et à la vente de 26 autres publications. La quatrième édition de l'Encyclopédie de médecine, d'hygiène et de sécurité du travail est maintenant disponible dans une version imprimée en quatre volumes et sur CD-ROM. La promotion et la vente de cet ouvrage de référence de 4 000 pages ont été facilitées par la création d'un site Web sur l'Encyclopédie. Au cours de la période biennale, la revue vedette du BIT, la Revue internationale du Travail, a publié des numéros spéciaux sur les thèmes "droits du travail, droits de l'homme" et "femmes, genre et travail". La version électronique de la Revue a également été mise au point dans les trois langues de travail au cours de l'exercice. C'est là le premier produit vendu en ligne par abonnement.
L'un des principaux traits caractéristiques du programme des relations et réunions pendant la période biennale a été la restructuration et la modernisation des opérations de production et de distribution des documents au moyen de:
- l'introduction d'un matériel d'imprimerie informatisé et de nouveaux logiciels de publication assistée par ordinateur et de traitement de texte;
- la réorganisation et la rationalisation de la distribution du travail et des méthodes de travail, y compris la création d'une unité informatique spécialisée pour assurer la gestion efficace du changement.
La restructuration a permis d'améliorer la productivité, de réduire les coûts et de fournir un service amélioré et plus rapide. Les dépenses engagées ont été entièrement contrebalancées par les gains de productivité; de ce fait, la nouvelle stratégie, qui devrait dégager des profits au cours des prochaines périodes biennales, a été mise en place sans coût supplémentaire.
L'un des avantages de la nouvelle technologie a été la conversion beaucoup plus rapide des textes en vue de la diffusion des documents sur Internet. En réalité, les efforts déployés au cours de l'exercice précédent pour rendre tous les documents officiels accessibles sur Internet ont été consolidés. Les documents du BIT ont ainsi été diffusés beaucoup plus largement et rapidement – bien que cette méthode n'ait pas remplacé la distribution sous forme imprimée. Néanmoins, le coût des exemplaires sur papier devrait diminuer à l'avenir car il sera possible de limiter les stocks en imprimant sur demande.
Le personnel linguistique a de plus en plus utilisé les nouvelles possibilités offertes par Internet: bases de données terminologiques très diverses, dictionnaires en ligne spécialisés, etc. On n'a guère progressé, en revanche, en ce qui concerne l'introduction d'outils pour la traduction assistée par ordinateur, car leur efficacité n'a pas été prouvée.
Le Bureau de l'information publique (PRESSE) a travaillé en suivant l'approche stratégique d'une information en premier lieu des médias tout en élargissant son appui professionnel et technique aux mandants de l'OIT comme au BIT. Grâce à l'installation de deux serveurs multimédias spécialisés, le Bureau a pu émettre en temps réel ou à partir de médias enregistrés du matériel audio et vidéo.
Au cours de la période biennale 1998-99, 41 films vidéo ont été produits ainsi qu'un complément visuel à des communiqués de presse sur les grands succès de l'OIT. Durant la visite du Président Clinton à la 87e session de la Conférence internationale du Travail (1999), un reportage en direct a été diffusé dans plus de 50 pays d'Europe. Le système d'écoute électronique a recensé 421 chaînes de télévision diffusant des informations sur la Conférence internationale du Travail. Des documentaires vidéo, comme The despair and the hope, ont aussi largement contribué à inciter les pays donateurs à soutenir les programmes de l'OIT.
Dix numéros du magazine Travail, la principale source d'information pour les mandants de l'OIT, ont été publiés en cinq langues au cours de la période biennale, et des articles du magazine ont été repris dans des journaux destinés au grand public et dans des revues spécialisées dans le monde entier. Des éditions en hindi, en tchèque, en hongrois, en russe, en chinois, en norvégien, en danois, en suédois et en chinois ont également été publiées. En 1999, le magazine a été tiré à 24 500 exemplaires en anglais, à 9 000 exemplaires en français et à 8 000 exemplaires en espagnol.
Au cours de l'exercice 1998-99, le site Internet sur l'information publique en anglais, en français et en espagnol a comporté des communiqués de presse, une version abrégée des reportages sur cassette vidéo, une boutique de photographies et l'édition complète de Travail.
Au cours de la période biennale 1998-99, la collection de base de la bibliothèque du siège a rassemblé plus de 24 millions d'articles. Un effort particulier a été fait pour améliorer les données sur les pays pour lesquels le Bureau de la bibliothèque et des services d'information reçoit des statistiques nationales, des textes de loi nationaux et des journaux officiels. La collection est directement accessible aux usagers de la bibliothèque par le biais d'un service de prêt mondial.
L'accès aux ressources de la bibliothèque a été considérablement amélioré pendant la période biennale grâce à la conversion sous forme électronique de plusieurs milliers de documents historiques antérieurs à 1965 qui étaient auparavant stockés dans le catalogue des fiches de la bibliothèque. La cinquième édition du Thésaurus du BIT a été publiée en 1998.
Notes
1. Document du Conseil d'administration GB.274/PFA/9/1, 274e session, Genève, mars 1999.
2. Document du Conseil d'administration GB.274/PFA/9/1, réédité en tant que supplément au rapport II, Conférence internationale du Travail, 87e session, Genève, 1999.
3. Document du Conseil d'administration GB.276/PFA/9, 276e session, Genève, novembre 1999.
Mise à jour par SD. Approuvée par RH. Dernière modification: 5 juin 2000.