GB.274/PFA/7 |
||
Comisión de Programa, Presupuesto y Administración |
PFA |
SEPTIMO PUNTO DEL ORDEN DEL DIA
Contabilidad del ejercicio financiero
(La contabilidad basada en los valores devengados)
Propuestas de enmienda al Reglamento Financiero
y la Reglamentación financiera detallada
1. En su 259.ª reunión (marzo de 1994), la Comisión examinó un documento(1) sobre la introducción en el sistema de las Naciones Unidas de las normas comunes de contabilidad adoptadas por el Comité Administrativo de Coordinación (CAC). Al presentar esas normas, la Oficina explicó que su principal diferencia con la práctica contable de la OIT residía en el criterio utilizado para el reconocimiento de ingresos y gastos. Según las normas, el criterio fundamental utilizado para contabilizar los ingresos y los gastos es el de valores devengados. Esto significa que los ingresos se reconocen cuando son adeudados y no cuando se reciben realmente, y que los gastos se reconocen cuando surge la obligación de realizarlos y no cuando se efectúan los pagos(2) . Según el Reglamento Financiero de la OIT, los ingresos y los gastos se reconocen en el momento de hacerse efectivos, es decir, cuando el dinero se recibe y cuando se efectúan los pagos.
2. El reconocimiento de los ingresos presupuestarios a partir del momento en que son adeudados podría dar lugar a graves problemas de tesorería si los gastos presupuestarios tuviesen que efectuarse sin tener en cuenta el nivel de las contribuciones efectivamente recaudadas y si los excedentes presupuestarios tuviesen que distribuirse sin ningún activo que los respaldase. Teniendo en cuenta este riesgo, la versión inicial de las normas permitía que se asignasen fondos para prever retrasos en la recaudación de ingresos, pero no se indicaba la metodología que debía seguirse para determinar la cuantía de esta asignación.
3. Por lo que atañe a los gastos, la OIT opera sobre la base de pagos efectivos respecto del presupuesto ordinario y otras fuentes de financiación, excepto en lo relativo a los gastos con cargo a los proyectos financiados por el PNUD y por el FNUAP, ya que en estos casos las obligaciones sin liquidar se registran como gastos de acuerdo con los criterios específicos establecidos por estos dos fondos. Sin embargo, por lo que respecta al presupuesto ordinario y otras fuentes de financiación, gracias al procedimiento previsto en el artículo 17 del Reglamento Financiero, por el que se siguen efectuando pagos con cargo al presupuesto del ejercicio económico anterior durante el mes de enero del año siguiente, se llega prácticamente al mismo resultado que con el método de contabilidad basado en valores devengados.
4. En sus informes sobre las cuentas del bienio 1994-1995 y 1996-1997, el Auditor Externo recomendó que la Oficina tomase las últimas medidas necesarias para introducir plenamente las normas y mencionó el criterio de los valores devengados como el aspecto más importante respecto del cual la OIT no cumplía con dichas normas. El Auditor Externo señaló, no obstante, que esto implicaría algunas modificaciones en el Reglamento Financiero y la Reglamentación financiera detallada. En las notas relativas a los estados financieros correspondientes a esos dos bienios, y de acuerdo con la exigencia incluida en las normas según la cual cuando las organizaciones consideren necesario apartarse de la práctica establecida en las mismas deberán indicar las razones para actuar de ese modo en la declaración sobre las políticas de contabilidad más importantes incluida en sus estados financieros, la Oficina indicó los aspectos respecto de los cuales no se habían aplicado las normas de contabilidad del sistema de las Naciones Unidas. La intención del CAC al adoptar las normas era que éstas constituyesen, junto con los reglamentos financieros respectivos y las decisiones pertinentes de sus autoridades legislativas, las bases de las políticas contables de cada organización. Se reconoció, además, que las autoridades legislativas de cada organización tienen en última instancia la responsabilidad de determinar los aspectos financieros de su labor, y que los reglamentos, reglas y decisiones correspondientes podrían en algunos casos entrañar desviaciones de los criterios comunes establecidos en las normas.
5. Una nueva revisión de las normas efectuada en octubre de 1997 definió con más claridad las disposiciones relativas a las demoras en el cobro de las contribuciones señaladas reconociendo que cuando se prevean fondos de reserva a tales efectos, éstos deberán ser equivalentes al 100 por ciento de las contribuciones adeudadas en la fecha de los estados financieros al final del ejercicio económico(3) . Con esta modificación, ya no se plantearían los problemas de tesorería antes mencionados puesto que, de ese modo, las contribuciones señaladas habrán de contabilizarse de hecho en el momento de hacerse efectivas.
6. La Oficina ha realizado ya un estudio acerca de la introducción del sistema de contabilidad basado en los valores devengados, incluida la revisión del Reglamento Financiero y de la Reglamentación financiera detallada. Es evidente que la introducción del sistema de contabilidad de los ingresos sobre la base de los valores devengados ya no plantea los mismos riesgos que antes, dado que puede constituirse un fondo de reserva equivalente al 100 por ciento de las sumas adeudadas para los casos en que se produzcan demoras en el pago de las contribuciones. Por lo que respecta a otros ingresos, la utilización del método de los valores devengados presentaría un panorama más equilibrado, ya que los ingresos podrían registrarse cuando hayan sido efectivamente devengados y no cuando se perciban. Un ejemplo serían los ingresos procedentes de las inversiones, ya que en este caso los intereses devengados que aún no se han hecho efectivos se registrarían al final de cada ejercicio económico, y los ingresos de las inversiones correspondientes al ejercicio económico reflejarían los ingresos reales para todo el período, mientras que los ingresos efectivos dependerían de las fechas de vencimiento de las inversiones.
7. Tal como se menciona en el párrafo 3, en principio la aplicación del método de contabilidad basado en los valores devengados a los gastos no debería producir cambios significativos en los totales correspondientes. Los gastos acumulados al final de un ejercicio económico consistirían en las obligaciones por liquidar(4) en esa fecha; la única diferencia con respecto a la práctica actual residiría en que se registrarían como gastos al consignar las obligaciones en las cuentas, en lugar de considerarlos como pagos en enero. El criterio para determinar qué obligaciones deberían acumularse se basaría en los criterios que utilizan generalmente las otras organizaciones del sistema de las Naciones Unidas que aplican un método de contabilidad basado en los valores devengados. Aunque habría que introducir modificaciones en los sistemas informáticos, éstas serían relativamente limitadas.
8. La introducción del método de contabilidad basado en los valores devengados a partir del 66.º ejercicio económico (1998-1999) no presentaría pues mayores dificultades y tendría la ventaja de cumplir con las normas comunes de contabilidad del sistema de las Naciones Unidas. Las enmiendas al Reglamento Financiero y la Reglamentación financiera detallada que habría que adoptar para introducir ese método de contabilidad figuran en los anexos II y III de este documento.
9. La Comisión de Programa, Presupuesto y Administración tal vez estime oportuno recomendar al Consejo de Administración que:
a) proponga a la Conferencia Internacional del Trabajo la adopción, en su 87.ª reunión (junio de 1999), del proyecto de resolución que figura en el anexo I con el fin de enmendar el Reglamento Financiero;
b) apruebe el proyecto de enmienda a la Reglamentación financiera detallada que figura en el anexo III de este documento, enmiendas que sólo entrarán en vigor si la Conferencia Internacional del Trabajo adopta la resolución antes mencionada.
Ginebra, 4 de enero de 1999.
Punto que requiere decisión:
párrafo 9.
Anexo I
Resolución para presentar en la 87.ª reunión
de la Conferencia Internacional del Trabajo
La Conferencia General de la Organización Internacional del Trabajo,
Reconociendo la necesidad de adoptar enmiendas al Reglamento Financiero a fin de cumplir con las normas comunes de contabilidad del sistema de las Naciones Unidas,
Decide efectuar las siguientes modificaciones en el Reglamento Financiero:
a) El párrafo 5 del artículo 10 quedará redactado como sigue:
5. Todas las contribuciones pagaderas en un ejercicio económico serán registradas como ingresos en ese ejercicio económico y serán contabilizadas en dólares de los Estados Unidos al tipo de cambio presupuestario para ese ejercicio económico.
b) El párrafo 1 del artículo 17 quedará redactado como sigue:
1. Los gastos que se carguen a los créditos consignados para un ejercicio económico consistirán en los pagos efectuados durante el ejercicio económico y las obligaciones por liquidar el último día del ejercicio económico. La parte de los créditos que sea necesaria para cubrir esas obligaciones por liquidar seguirá disponible durante doce meses; al final de ese período, cualquier saldo restante se consignará en la partida de ingresos varios.
c) Se suprimirá el actual párrafo 2 del artículo 17.
d) Se numerará como párrafo 2 el actual párrafo 3 del artículo 17, que quedará redactado como sigue:
2. Las obligaciones que no hayan podido cargarse a los créditos del ejercicio económico anterior podrán, si el Director General así lo decide, cargarse a los créditos del ejercicio económico en curso. No obstante, se incluirá en el presupuesto de cada ejercicio económico una partida intitulada «obligaciones por liquidar» a la que se cargarán todos los pagos de índole parecida que no convenga cargar a otra partida del presupuesto. El pago de las obligaciones relacionadas con transacciones previstas en los presupuestos de ejercicios económicos anteriores al último ejercicio económico deberá ser previamente autorizado por el Consejo de Administración.
e) Se suprimirá el párrafo 4 del artículo 17.
f) El artículo 18 quedará redactado como sigue:
1. El excedente o el déficit de ingresos con respecto a los gastos en cualquier ejercicio económico completo se calculará deduciendo de los ingresos presupuestarios los gastos presupuestarios y se preverá una reserva para los casos de demora en el pago de las contribuciones. Esa reserva ascenderá al 100 por ciento del valor de las contribuciones debidas en la fecha de los estados financieros al final del ejercicio económico.
2. Cualquier excedente de ingresos con respecto a los gastos, expresado en francos suizos y calculado al tipo de cambio presupuestario para el ejercicio económico, se utilizará para reducir la contribución de los Miembros de acuerdo con el siguiente procedimiento: a los Miembros que hayan pagado su contribución normal en el ejercicio económico que arrojó el superávit se les acreditará la porción que les corresponda de dicho superávit en sus contribuciones señaladas para el segundo año del ejercicio económico siguiente; a los demás Miembros no se les acreditará la porción que les corresponda mientras no hayan pagado las contribuciones que adeuden con respecto al ejercicio económico que arrojó el superávit. Cuando hayan efectuado el pago, se les acreditará la porción que les corresponda como deducción de las contribuciones que se les hayan señalado para el primer año del siguiente ejercicio económico para el cual se adopte un presupuesto después de dicho pago.
Anexo II
Enmiendas al Reglamento Financiero de
la Organización Internacional del Trabajo
(El texto añadido se destaca en negrita; el texto suprimido figura entre paréntesis)
Artículo 10
...
5. Todas las contribuciones [recibidas] pagaderas en un ejercicio económico serán registradas como ingresos en ese ejercicio económico y serán contabilizadas en dólares de los Estados Unidos al tipo de cambio presupuestario para ese ejercicio económico.
...
Artículo 17
[1. Todos los pagos por concepto de transacciones previstas en el presupuesto deberán cargarse a la contabilidad del ejercicio económico durante el cual se han efectuado dichas transacciones, si dichos pagos se han efectuado antes del 31 de enero del año siguiente al cierre de dicho ejercicio.]
1. Los gastos que se carguen a los créditos consignados para un ejercicio económico consistirán en los pagos efectuados durante el ejercicio económico y las obligaciones por liquidar el último día del ejercicio económico. La parte de los créditos que sea necesaria para cubrir esas obligaciones por liquidar seguirá disponible durante doce meses; al final de ese período, cualquier saldo restante se consignará en la partida de ingresos varios.
[2. Se invitará a las personas a quienes se adeude algún pago por concepto de una transacción efectuada en cualquier ejercicio económico a presentar sus cuentas oportunamente, antes del 31 de enero del año siguiente al cierre de dicho ejercicio económico, debiéndoseles pagar, en cuanto sea posible, antes de dicha fecha.]
2.[3. No obstante las disposiciones del párrafo 1 anterior, los adeudados] Las obligaciones que no hayan podido [pagarse a tiempo para incorporarse a la contabilidad] cargarse a los créditos del ejercicio económico anterior [debido a un retraso inevitable en la presentación o en el finiquito de las cuentas] podrán, si el Director General así lo decide, cargarse a [la contabilidad] los créditos del ejercicio económico en curso. No obstante, se incluirá en el presupuesto de cada ejercicio económico una partida intitulada «Obligaciones por liquidar»(5) a la que se cargarán todos los pagos de índole parecida que no convenga cargar a otra partida del presupuesto. El pago de [los adeudos] las obligaciones relacionas con transacciones previstas en los presupuestos de ejercicios económicos anteriores al último ejercicio económico deberá ser previamente autorizado por el Consejo de Administración.
[4. Los acreedores que, después de que se les haya llamado la atención sobre las disposiciones de este artículo, no hayan presentado sus cuentas a tiempo para permitir que su pago se haga dentro de la fecha prescrita serán informados, cuando no pueda pagárseles de la manera indicada en el párrafo 3 sin impedir que se pague a los acreedores que hayan satisfecho las exigencias de dicho párrafo, de que sus cuentas no podrán saldarse hasta que la Conferencia haya consignado nuevamente los créditos necesarios.]
Artículo 18
1. El excedente o el déficit de ingresos con respecto a los gastos en cualquier ejercicio económico completo se calculará deduciendo de los ingresos presupuestarios los gastos presupuestarios y se preverá una reserva para los casos de demora en el pago de las contribuciones. Esa reserva ascenderá al 100 por ciento del valor de las contribuciones debidas en la fecha de los estados financieros al final del ejercicio económico.
2. [Si la diferencia entre los ingresos y los gastos presupuestarios en cualquier ejercicio económico completo expresados en dólares de los Estados Unidos arroja un saldo a favor, el equivalente en francos suizos del superávit de tesorería correspondiente.] Cualquier excedente de ingresos con respecto a los gastos, expresado en francos suizos y calculado al tipo de cambio presupuestario para el ejercicio económico, se utilizará para reducir la contribución de los Miembros de acuerdo con el siguiente procedimiento: a los Miembros que hayan pagado su contribución normal en el ejercicio económico que arrojó el superávit se les acreditará la porción que les corresponda de dicho superávit en sus contribuciones señaladas para el segundo año del ejercicio económico siguiente; a los demás Miembros no se les acreditará la porción que les corresponda mientras no hayan pagado las contribuciones que adeuden con respecto al ejercicio económico que arrojó el superávit [de tesorería]. Cuando hayan efectuado el pago, se les acreditará la porción que les corresponda como deducción de las contribuciones que se les hayan señalado para el primer año del siguiente ejercicio económico para el cual se adopte un presupuesto después de dicho pago.
Anexo III
Enmiendas a la Reglamentación financiera detallada
de la Organización Internacional del Trabajo
(El texto añadido se destaca en negrita; el texto suprimido figura entre paréntesis)
3.30 Ingresos varios(6)
Los ingresos varios consisten en las siguientes categorías de ingresos que corresponden a la OIT:
i) ingresos provenientes de los intereses que no sea necesario acreditar al fondo de que deriven;
ii) ingresos procedentes de la venta de publicaciones, incluidos los derechos de autor y honorarios correspondientes;
iii) la diferencia entre ganancias y pérdidas en los cambios, excluidas las ganancias y pérdidas sobre los cambios en las evaluaciones de los ingresos y gastos presupuestarios y en las revaluaciones del activo y el pasivo del presupuesto ordinario mantenidos en monedas distintas al dólar de los Estados Unidos;
iv) las cantidades recuperadas respecto a los pagos efectuados por la Organización, caso de que aquéllas se reciban después de terminado el ejercicio económico en el que se efectuó el pago correspondiente;
v) los cheques no cobrados durante un período de doce meses después de la fecha de emisión cuando la cancelación tenga lugar en un ejercicio económico diferente;
vi) cualquier saldo restante de obligaciones por liquidar consignadas en las cuentas del ejercicio económico anterior; y
vii) otros ingresos varios [en numerario].
3.31 Pagos al Fondo de Rotación para Publicaciones
Hasta el 100 por ciento de los ingresos provenientes de la venta de publicaciones, incluidos los derechos de autor y honorarios correspondientes, pueden [ingresarse en el] acreditarse al Fondo de Rotación para Publicaciones a juicio del Director General, y utilizarse de conformidad con las reglas que regulan el funcionamiento de dicho Fondo, aprobadas por el Consejo de Administración.
3.32 Tratamiento de los ingresos procedentes de alquileres
Los ingresos procedentes del alquiler de locales se [ingresarán en el] acreditarán al Fondo de Construcciones y Alojamiento, el cual sólo podrá ser utilizado, con la autorización del Consejo de Administración, a fines específicos relativos a locales de la OIT, en particular para hacer frente a los gastos de construcción, alteraciones, reparaciones y renovaciones. Los [alquileres percibidos] ingresos por concepto de alquiler se acreditarán al Fondo, una vez deducida una cantidad apropiada con respecto a la calefacción, el alumbrado y otras facilidades y servicios abarcados, con tal de que [el pago] los gastos y reembolsos correspondientes a tales facilidades y servicios tengan lugar dentro del mismo ejercicio económico; las cantidades deducidas se acreditarán a las previsiones presupuestarias en virtud de las cuales se [efectúen los pagos] realicen los gastos. De otro modo, el importe total de los [alquileres percibidos] ingresos por concepto de alquiler se ingresará en el Fondo.
6.30 Plazos para presentación de solicitudes de pago
b) Se pondrá especial cuidado en [evitar que queden pendientes solicitudes de pago después de cerrado el ejercicio económico] asegurarse de que todas las obligaciones sin liquidar se registren en el ejercicio económico que corresponda.
7.60 Plazos de pago
c) Los pagos con cargo al presupuesto ordinario que se efectúen después de [la fecha fijada para el cierre de las cuentas de un determinado ejercicio económico (en general, dos semanas después aproximadamente de terminarse dicho ejercicio)] terminarse un ejercicio económico no pueden imputarse a este ejercicio económico a menos que se hayan consignado obligaciones sin liquidar en las cuentas correspondientes a dicho ejercicio de conformidad con el párrafo 1 del artículo 17 del Reglamento Financiero.
7.70 Monedas de las cuentas y tipos de conversión de moneda
c) [Las contribuciones recibidas] Los ingresos procedentes de las contribuciones en un ejercicio económico serán contabilizados en dólares de los Estados Unidos como ingresos presupuestarios al tipo de cambio presupuestario entre el dólar de los Estados Unidos y el franco suizo para dicho ejercicio económico. Los gastos en francos suizos serán igualmente contabilizados en dólares de los Estados Unidos como gastos presupuestarios al tipo de cambio presupuestario. Toda diferencia entre las cantidades en dólares de los Estados Unidos así calculadas y las calculadas al tipo de cambio contable aplicable en las Naciones Unidas serán registradas como ganancias o pérdidas sobre los cambios en una cuenta de igualización de los cambios.
Anexo IV
Extractos de las normas de contabilidad del sistema
de las Naciones Unidas: textos pertinentes con relación
a la contabilidad basada en los valores devengados
Párrafo
3. En los casos en que las organizaciones consideren necesario apartarse de la práctica establecida en las normas, deberán presentar las razones de ello en la exposición de las políticas de contabilidad más importantes incluida en sus estados financieros.
4. Existen ciertos supuestos fundamentales de contabilidad, a saber, los de empresa en marcha, uniformidad y valores devengados, que se describen a continuación en la medida en que se aplican en el sistema de las Naciones Unidas. Cuando en los estados financieros se aplican los supuestos fundamentales en materia de contabilidad, no es necesario que se indiquen esos supuestos. Si no se aplican esos supuestos fundamentales, ese hecho debe indicarse, junto con las razones correspondientes:
i) Empresa en marcha: normalmente la organización se considera una empresa en marcha, es decir, una empresa que seguirá en funcionamiento en el futuro previsible. Se supone que la organización no tiene la intención ni la necesidad de liquidarse o reducir en medida importante el volumen de sus operaciones.
ii) Uniformidad: se supone que las políticas de contabilidad son uniformes de un ejercicio económico a otro.
iii) Valores devengados: la contabilidad de los ingresos sobre la base de los valores devengados en cada ejercicio económico significa que los ingresos se reconocen cuando corresponde recibirlos y no cuando efectivamente se reciben. La utilización de valores devengados en relación con los gastos en cada ejercicio económico significa que los costos se reconocen cuando surgen las obligaciones o se asumen responsabilidades, y no cuando se efectúan los pagos.
31. En el sistema de las Naciones Unidas el ingreso de un ejercicio financiero se define como el dinero o el equivalente en dinero recibido o devengado durante el ejercicio financiero que hace aumentar los activos netos existentes. Los principales tipos de ingresos que reciben las organizaciones son los siguientes:
i) cuotas para los presupuestos ordinarios o cuentas especiales;
ii) contribuciones voluntarias prometidas en efectivo o en especie;
iii) contribuciones voluntarias recibidas para financiar determinadas actividades con arreglo a acuerdos de fondos fiduciarios o de otro tipo;
iv) ingresos varios/otros ingresos.
32. Los ingresos correspondientes a las cuotas representan una obligación legal de los contribuyentes a partir de la fecha en que son pagaderas esas cuotas. Por consiguiente, esos ingresos deben reconocerse a esas fecha. Sin embargo, pueden preverse reservas para los casos de demora en la recaudación de esos ingresos y consignarlas de conformidad con los formatos de los estados financieros. Esas reservas serán equivalentes al 100 por ciento de las cuotas adeudadas en la fecha de los estados financieros al terminar el ejercicio financiero(7) .
37. Los gastos de un ejercicio financiero son la suma de desembolsos y de obligaciones válidas sin liquidar contraídas contra las consignaciones o asignaciones de créditos del ejercicio. Los principales tipos de gastos que hacen las organizaciones son: i) los gastos con cargo a los presupuestos ordinarios prorrateados o presupuestos especiales, regidos por los reglamentos financieros de las organizaciones, y ii) los gastos con cargo a las contribuciones voluntarias, regidos sea por los reglamentos financieros de las organizaciones o por otras normas fijadas con arreglo a esos reglamentos.
38. Las obligaciones son sumas correspondientes a la colocación de pedidos, el otorgamiento de contratos, la recepción de servicios y otras transacciones que entrañan cargos contra los recursos del ejercicio financiero en curso y que deben pagarse durante ese ejercicio o en un ejercicio futuro. Las obligaciones con cargo a los presupuestos ordinarios o especiales prorrateados se conservan durante el período especificado en los reglamentos financieros de las organizaciones. Las obligaciones con cargo a las contribuciones voluntarias pueden conservarse ya sea durante ese período o hasta que hayan sido liquidadas o canceladas.
1. Documento GB.259/PFA/4/3.
2. Las versiones más recientes de las normas pertinentes se reproducen en el anexo IV.
3. Véase el párrafo 32 del anexo IV donde figura la disposición correspondiente.
4. Por ejemplo, las obligaciones relativas a los pagos que no se han efectuado aún a colaboradores externos que ya han terminado su labor o a las correspondientes a la compra de equipo ya entregado pero aún por pagar.
5. Este cambio sólo afecta a las versiones española y francesa del Reglamento.
6. [En el original inglés se indica entre paréntesis el término receipts que figuraba en el texto anterior del artículo y que se sustituye ahora por el término income; esta modificación no afecta la versión española dado que el término utilizado en ella era «ingresos»; por lo tanto no es necesario introducir una enmienda a ese respecto.]
7. No hay traducción oficial de esta parte del texto; por consiguiente, las frases en itálica son una traducción libre del original inglés.