GB.273/PFA/8/1 |
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Comisión de Programa, Presupuesto y Administración |
PFA |
OCTAVO PUNTO DEL ORDEN DEL DIA
Otras cuestiones financieras y generales
Curso dado a los informes
de la Dependencia Común de Inspección
1. En la 271.ª reunión del Consejo de Administración de marzo de 1998, la Comisión tomó nota de la intención(1) del Director General de someter a la decisión del Consejo de Administración, en la presente reunión, las propuestas de la Dependencia Común de Inspección relativas a la creación de un nuevo sistema de seguimiento de sus informes. Estas propuestas figuran en el anexo I(2) del Informe anual de la DCI que abarca las actividades realizadas entre el 1.º de julio de 1996 y el 30 de junio de 1997, informe que fue presentado a la Comisión en mayo de 1998. Las propuestas tendrían implicaciones de largo alcance en la labor del Consejo de Administración y en los propios procedimientos de la OIT para tratar los informes de la Dependencia. Las propuestas fueron sometidas a la Quinta Comisión de la Asamblea General en 1997 como parte del informe anual de la DCI. La Quinta Comisión pospuso su decisión sobre esta cuestión hasta su sesión de 1998.
2. El presente documento examina las propuestas de la DCI y sus consecuencias en el funcionamiento del Consejo de Administración, y expone las consecuencias que podrían tener sobre la respectiva labor de la Oficina y el presupuesto, así como también algunas consideraciones jurídicas. En el apéndice II de este documento figura una breve descripción del procedimiento de la OIT en materia de preparación de los informes de la DCI y su seguimiento.
Propuestas de la DCI
3. En la sección B del anexo I de su informe anual, la DCI expone las condiciones necesarias para un seguimiento efectivo de sus informes. Estas están conformadas por las medidas que deben tomar la Dependencia propiamente dicha, así como los jefes ejecutivos y los órganos legislativos de las organizaciones participantes.
Distribución de los informes de la DCI
4. En los párrafos 6 a 8 del anexo I de su informe anual, la DCI propone que:
Al recibir los informes, los jefes ejecutivos interesados tomarán providencias inmediatas para distribuirlos, con sus observaciones o sin ellas, entre los Estados miembros de sus organizaciones, como estipula el inciso c) del párrafo 4 del artículo 11 del Estatuto de la DCI.
La referencia que se hace en la propuesta a lo que dispone el inciso c) del párrafo 4 del artículo 11 del Estatuto de la DCI es correcta. Sin embargo, con el propósito de hacer economías y reducir el volumen considerable de documentos conexos, y teniendo en cuenta especialmente que los informes a nivel de todo el sistema de la DCI son entregados a los Estados miembros por otras vías, como las Naciones Unidas, desde 1978(3) el Consejo de Administración ha adoptado la práctica de entregar los informes de la DCI a los miembros de la Comisión de Programa, Presupuesto y Administración o del Consejo de Administración, a pedido de los mismos.
Examen de los informes temáticos de la DCI en relación con los puntos
sustantivos del orden del día del Consejo de Administración
5. La resolución de la Asamblea General 50/233, mencionada en los párrafos 9 y 10 del anexo I del informe anual de la DCI, pide al Secretario General:
Que tome las medidas necesarias para que los informes temáticos de la Dependencia se indiquen en los temas sustantivos pertinentes de los programas de trabajo de la Asamblea General, de otros órganos y organizaciones pertinentes de las Naciones Unidas y de los órganos legislativos pertinentes de las demás organizaciones participantes en la Dependencia, e invita a los jefes ejecutivos de estas organizaciones a que hagan lo propio.
Conforme al Estatuto de la DCI, los jefes ejecutivos deben transmitir los informes de la DCI a los órganos competentes de sus organizaciones. Según la práctica establecida, los informes sobre las cuestiones relativas a la supervisión, la gestión, la administración y otras cuestiones que conciernen a la Oficina en su totalidad han sido sometidas al examen de la Comisión de Programa, Presupuesto y Administración, mientras que los informes que tratan los aspectos de la cooperación técnica han sido sometidos a la Comisión de Cooperación Técnica.
Medidas concretas que ha de tomar el Consejo de Administración
respecto de cada recomendación de los informes de la DCI
6. Las propuestas que figuran en los párrafos 11 y 12 del anexo I del informe anual de la DCI se refieren a la resolución 50/233 de la Asamblea General y disponen que:
Con la asistencia de los jefes ejecutivos, los órganos legislativos deben elaborar sus programas de trabajo de manera que se asigne tiempo suficiente para un examen activo y riguroso de los informes pertinentes de la DCI.
Más que limitarse a tomar nota del informe en su conjunto, los órganos legislativos deben tomar medidas concretas sobre cada recomendación contenida en el informe de la DCI que estén examinando, como se pide en el párrafo 8 de la resolución 50/233 de la Asamblea General. Se trata de una condición necesaria para que los informes de la DCI surtan efecto, dado que el párrafo 5 del artículo 5 del Estatuto de la DCI establece que los inspectores de la Dependencia pueden hacer propuestas, pero no tienen facultades de decisión.
El párrafo 4 del artículo 11 del Estatuto de la DCI sólo dispone la rápida sumisión de los informes de la DCI a los órganos competentes de las organizaciones. La referencia al párrafo 5 del artículo 5 del Estatuto de la DCI puede justificarse en la medida en que la facultad de formular recomendaciones puede implicar que las organizaciones deban tomar una decisión respecto de la medida en que la recomendación debe aplicarse, llegado el caso, y no simplemente tomar nota de una recomendación. No obstante, en virtud del Estatuto, toda exigencia de tomar «medidas concretas» parece ir más allá de las obligaciones que tienen las organizaciones.
7. De acuerdo con la práctica establecida, basada en el inciso e) del párrafo 4 del Estatuto de la Dependencia, los informes de la DCI se someten a la consideración del Consejo de Administración cuando los comentarios del Comité Administrativo de Coordinación (CAC) al respecto están disponibles. Van acompañados por una breve nota que destaca los principales temas tratados en el informe y una lista completa de sus recomendaciones, con comentarios del Director General, de ser el caso. En la sala de reunión de la Comisión pueden consultarse ejemplares de los informes de la DCI así como los comentarios formulados por el CAC. Los miembros de la Comisión, cuando lo consideran oportuno, formulan comentarios específicos sobre estos informes. Seguidamente, el Consejo de Administración toma nota de los informes de la DCI y del resultado de su examen en la Comisión. Generalmente, esto se aplica a los informes en su totalidad, así como a cada una de las recomendaciones, según el grado de importancia que tienen para la OIT. Cabe recordar que, en los últimos 30 años, el Consejo de Administración ha examinado unos 100 informes de la DCI.
Creación de un sistema de control
8. En los párrafos 14 a 16 del anexo I del informe anual de la DCI se propone la creación de un sistema de control interno, que permitiría que la DCI controle cada medida tomada en relación con el examen de un informe por el Consejo de Administración y con las medidas tomadas posteriormente por la Oficina. El sistema de control de la DCI utilizaría las nuevas medidas y los nuevos procedimientos que introducirían las propias organizaciones participantes.
9. El plan detallado de dicho sistema figura en los párrafos 17 a 25 del anexo I del informe anual de la DCI. Comprende la distribución de los informes iniciales, la aplicación de los planes e informes, la explicación del eventual rechazo de las recomendaciones, los comentarios de los comentarios, todo lo cual debe ser traducido en varios idiomas. Dicho plan prescribe las medidas que ha de tomar el Consejo de Administración, los miembros de su Mesa y el Director General. La DCI supervisaría las medidas tomadas por las organizaciones respecto de los informes. A continuación figuran los principales elementos del sistema de control propuesto.
10. El párrafo 20 del anexo I del informe anual de la DCI estipula que:
Los jefes ejecutivos de las organizaciones interesadas, prepararán, siguiendo un formato elaborado por la DCI, un cuadro (matriz) para cada informe que se haya estudiado durante una reunión de un órgano legislativo. Dicho cuadro deberá indicar: a) la recomendación; b) la dependencia responsable de su aplicación; c) el oficial a cargo de su aplicación; d) el plazo para su aplicación; e) las repercusiones iniciales de su aplicación.
La introducción de un sistema de control de este tipo, que exigiría un aumento considerable de los recursos tanto en las organizaciones como en la DCI parece ir más allá de los procedimientos de aplicación que podrían considerarse dentro del texto actual del Estatuto de la DCI.
11. El párrafo 23 del anexo I del informe anual de la DCI propone que:
Con arreglo al artículo 12 del Estatuto de la DCI, los órganos legislativos deberán verificar sistemáticamente la aplicación de las recomendaciones aprobadas...
Sin embargo, los términos «deberán sistemáticamente» tienden a restringir la libertad que tiene cada organización respecto del seguimiento según el texto actual del artículo mencionado, que dispone (énfasis añadido):
Dicha aplicación podrá estar sujeta a verificación por los órganos competentes de las organizaciones...
Conclusiones
12. La contribución de la OIT al presupuesto de la DCI asciende a 405.000 dólares de los Estados Unidos para el bienio 1998-1999. Las propuestas no dan informaciones sobre sus implicaciones financieras. Aun cuando el presupuesto de la DCI no aumentara con motivo de la aplicación de las propuestas, los costos directos e indirectos para la OIT aumentarían seguramente de forma substancial. El Consejo de Administración y el personal de la Oficina tendrían que dedicar mucho más tiempo a este asunto, lo que redundaría en mayores costos para la Organización. Los costos indirectos aumentarían en momentos en que se hacen todos los esfuerzos posibles para limitarlos.
13. Habida cuenta de que las propuestas complementan los procedimientos establecidos en el Estatuto de la DCI y de que aumentarían las obligaciones que el Estatuto fija para las organizaciones, la Oficina estima que convendría que las propuestas fueran sometidas a la Asamblea General de las Naciones Unidas en tanto que enmiendas concretas del Estatuto. De estar adoptadas por la Asamblea General, en virtud del artículo 21 del Estatuto correspondería a cada organización decidir si las acepta o las rechaza.
14. Habida cuenta de las consideraciones financieras, administrativas y jurídicas antes mencionadas, la Comisión tal vez estime oportuno proponer que el Consejo de Administración decida no tomar posición en este momento acerca de las propuestas contenidas en el informe anual de la DCI para el período de julio de 1996 a junio de 1997, y que se informe a la DCI de los motivos de tal decisión.
15. Copias de la resolución 50/233 de la Asamblea General y del Estatuto de la DCI están a disposición de la Comisión.
Ginebra, 7 de octubre de 1998.
Punto que requiere decisión: párrafo 14.
Apéndice I
[Informe de la Dependencia Común de Inspección
Suplemento núm. 34 A/52/34]
Apéndice II
Contribución de la OIT para los preparativos
y el seguimiento de los informes de la DCI
16. La Oficina de Programación y Gestión (PROGRAM) cumple la función de punto focal para la cooperación con la DCI y, cuando procede, reseña las contribuciones de otros servicios de la sede o del terreno según el tema y el alcance de los informes de la DCI. La OIT ha participado en la preparación de la mayoría de los informes relativos a todo el sistema producidos, durante los 30 últimos años, por la DCI. Esta labor puede ser muy intensa, especialmente cuando se prepara más de un informe a la vez para los que se requiere una importante recopilación de datos e informaciones y el análisis de los mismos. A menudo la formulación de dichas informaciones debe ser considerablemente modificada en su presentación para responder a las exigencias de la DCI. Actualmente, la OIT debe preparar cuatro informes relativos a todo el sistema y un informe específico relativo a la gestión y administración de la OIT.
17. El procedimiento es el siguiente:
- se recibe una comunicación formal que anuncia un nuevo estudio relativo a todo el sistema o un estudio específico relativo a la OIT. La comunicación puede incluir un cuestionario o pedir opiniones preliminares o proponer una reunión entre funcionarios de la OIT y los inspectores a cargo del informe y otros funcionarios de la DCI;
- se solicitan datos e informaciones a las unidades de la OIT interesadas o, cuando procede, se consigue su colaboración para llenar el cuestionario;
- los programas de reuniones con los inspectores se organizan en cooperación con las unidades interesadas. Los inspectores pueden estar acompañados por los funcionarios de la DCI encargados de realizar investigaciones;
- generalmente el seguimiento de dichas reuniones implica el suministro de informaciones, documentos u otros materiales adicionales;
- en el caso de misiones al terreno, se comunican informaciones y orientaciones a las oficinas exteriores de la OIT, de ser necesario;
- al recibirse un proyecto de informe, éste es transmitido a las unidades interesadas para obtener sus comentarios, observaciones y correcciones. Las opiniones así recogidas son enviadas a la DCI;
- al recibirse el informe final se lo transmite asimismo para examen a las unidades interesadas, las que deben verificar si las opiniones de la OIT han sido debidamente tenidas en cuenta y comentar sobre todo los efectos que las recomendaciones contenidas en el informe pueden tener en la OIT. Esos comentarios son reunidos y utilizados en su momento como contribución de la OIT a los comentarios que hace el Comité Administración de Coordinación (CAC) sobre el informe de la DCI;
- al recibir los comentarios del CAC, la Oficina prepara un documento para la comisión pertinente del Consejo de Administración, en el que se destacan los principales elementos del informe con la lista completa de sus recomendaciones y, cuando procede, con los comentarios del Director General;
- la comisión pertinente del Consejo de Administración examina el informe de la DCI y formula recomendaciones al Consejo de Administración, el que hace comentarios y toma las decisiones que considera apropiadas;
- copias de todos los informes relativos a la OIT se envían a las unidades interesadas para su información y demás efectos;
- una vez por año los comentarios y las decisiones del Consejo de Administración sobre los informes de la DCI se transmiten a las Naciones Unidas, con copia para la DCI.
1. Documentos GB.271/PFA/7/4, párrafo 5, y GB.271/1Q/1, párrafo 99.
2. Véase el apéndice I de este documento: Informe de la Dependencia Común de Inspección, suplemento núm. 34, documento A/52/34.
3. Documentos GB.205/PFA/8/2; GB.209/PFA/2/7 y GB.212/PFA/5/5.