GB.271/PFA/4 |
Comisión de Programa, Presupuesto y Administracion |
PFA |
CUARTO PUNTO DEL ORDEN DEL DIA
Seguimiento del informe del Auditor Interno Jefe
para el año que finalizó el 31 de diciembre de 1996
1. En la 268.ª reunión (marzo de 1997) del Consejo de Administración, la Comisión examinó el informe del Auditor Interno Jefe sobre los principales resultados de la auditoría interna y de las tareas de investigación emprendidas en 1996(1) . A continuación, se pasa revista a las observaciones y recomendaciones del Auditor Interno Jefe siguiendo el orden en que aparecen en el informe antes citado; entre paréntesis figura el número del párrafo correspondiente.
Auditorías en la sede (párrafo 4)
2. Las observaciones formuladas por el Auditor Interno Jefe bajo este epígrafe se refieren a las políticas y procedimientos que regulan la contratación de trabajos y servicios por la OIT, así como a las deficiencias y falta de coherencia que se han puesto de manifiesto con el correr de los años.
3. En el marco de la reorganización de la Oficina de Administración Interior, se ha creado una nueva sección encargada de la adquisición de bienes y servicios para la sede y las oficinas exteriores (incluido el equipo para los proyectos de cooperación técnica). La sección comprende una unidad de fiscalización de contratos, que tiene por cometido específico garantizar una administración y un control eficientes de las operaciones de contratación que se llevan a cabo en toda la OIT, así como una utilización coherente de los distintos tipos de contratos que suscribe la Oficina. Se están preparando directrices de clara formulación, en las que se incorporarán las políticas y los procedimientos que en la actualidad figuran en distintas circulares y directivas, y en particular textos revisados que apunten directamente a solventar las deficiencias y falta de coherencia señaladas por el Auditor Interno Jefe en su informe.
Caja del Seguro de Salud del Personal
(párrafo 5)
4. De conformidad con el Reglamento de la Caja del Seguro de Salud del Personal, el Auditor Interno Jefe llevó a cabo la auditoría correspondiente actuando en su calidad de Auditor de la Caja. El informe de auditoría fue examinado por el Comité de Administración de la Caja en su 113.ª reunión (12 de diciembre de 1996).
5. El Auditor recomendó que los procedimientos de funcionamiento aplicados por el personal de la Caja se ajusten a la documentación pertinente. En la medida en que actualmente se procede al establecimiento de un nuevo Sistema de Información del Seguro de Salud (HIIS) y que la puesta en práctica de dicho sistema conllevará cambios considerables en el funcionamiento de la Caja, se ha previsto dar cumplimiento a la recomendación del Auditor más adelante, cuando comience a operar el HIIS durante el año en curso.
6. El Auditor recomendó también que el Comité de Administración de la Caja siga controlando la fijación de las tasas de contribución de las personas a cargo protegidas voluntariamente, cuya cobertura ha de financiarse por completo con el volumen de cotizaciones correspondiente a esta categoría de afiliados a la Caja. El Comité de Administración revisó y ajustó dichas tasas de contribución en su 115.ª reunión (abril de 1997). Sin embargo, es probable que se necesite proceder a nuevos ajustes a fin de solventar el déficit acumulado, por lo que el Comité de Administración se propone seguir examinando esta materia.
7. El Auditor propuso una serie de recomendaciones para mejorar los procedimientos de revisión de las reclamaciones. A este respecto, se recurrió a la Unidad de Servicios de Asesoría en Materia de Gestión (PROG/MAS), y se modificó la organización del trabajo a fin de permitir que la secretaría de la Caja pueda dar curso al importante y creciente número de reclamaciones pendientes. El Comité de Administración decidió aplazar su análisis de la recomendación hecha por el Auditor en el sentido de que por lo menos dos miembros del personal de la Caja intervengan en cada operación de pago, materia que se examinará oportunamente a la luz del nuevo sistema HIIS y de los costos que implique tal medida.
8. En el pasado año, la Caja tropezó con diversas dificultades que limitaron considerablemente su capacidad para encontrar soluciones a algunos de los problemas señalados por el Auditor. En particular, se trataba de: los estudios a largo plazo sobre el funcionamiento futuro de la Caja (entre las posibles opciones figuraban la privatización, el traslado y la descentralización de la gestión de reclamaciones); el estudio interno de la gestión a que se hace referencia más arriba, y la prolongada licencia de enfermedad y posterior traslado del secretario de la Caja. Las cuestiones planteadas por el Auditor que no fueron atendidas en 1997 -- o que lo fueron insuficientemente -- serán abordadas en el curso de este año, una vez que haya asumido sus funciones el nuevo secretario, tomándose debidamente en consideración las capacidades y necesidades operativas del HIIS. Entre otras cuestiones, se examinará la concertación de un acuerdo oficial entre la OIT y la UIT a propósito del funcionamiento de la Caja, la gestión de las reclamaciones dudosas y la función que desempeña el asesor médico de la Caja.
Inventario (párrafo 6)
9. En la actualidad, en los grandes proyectos de infraestructura, como el Sistema de Gestión del Edificio mencionado por el Auditor Interno Jefe, se aplican sistemáticamente las técnicas de gestión de proyectos, lo que implica la realización de estudios de factibilidad detallados y la observancia de procedimientos perfeccionados de planificación, presupuesto y evaluación. Asimismo, se presta una atención especial a la capacitación del personal en técnicas de gestión de proyectos. Además, se han introducido procedimientos de control y preparación de informes a fin de observar los progresos en la materia y lograr un control de costos satisfactorio.
10. En el marco de la reciente reorganización de la Oficina de Administración Interior se ha designado al jefe de la Sección de Gestión del Edificio de la Oficina, que tendrá directamente a su cargo el Sistema de Gestión del Edificio. También se ha designado a un especialista informático que tendrá por cometido supervisar el desarrollo del sistema.
11. En 1977, se contrató a un consultor al que se encomendó la revisión de los procedimientos de gestión inventario, inclusive los que se aplican al control de los equipos de la cooperación técnica. La labor de este consultor dio por resultado la preparación de un manual de procedimientos de registro de inventario y la introducción de diversos cambios en las normas y procedimientos para el establecimiento de inventarios de equipo tanto en la sede como en las oficinas exteriores. En particular, se revisaron los criterios de definición de equipos fungibles y equipos intangibles, de categorías de depreciación y de valores de adquisición y de sustitución. Entre las medidas de reorganización de la Oficina de Administración Interior se ha previsto la incorporación de los materiales y el equipo destinado a la cooperación técnica en el Sistema de Gestión del Edificio; en la actualidad se están examinando los aspectos técnicos de esta medida.
Viajes (párrafo 7)
12. Se han revisado los controles existentes en relación con la prueba de los viajes, así como la circular que rige el pago opcional de suma global en concepto de viajes, a fin de mejorar el control de los itinerarios autorizados.
13. El nuevo contrato suscrito recientemente con la agencia de viajes de la OIT prevé una utilización mejorada de los sistemas informatizados para administrar los viajes oficiales y controlar los costos de transporte, a fin de lograr un aprovechamiento óptimo de las tarifas aéreas más económicas del mercado. En el contrato también figuran cláusulas por las que se exige que la agencia de viajes reembolse de inmediato a la Oficina los billetes de viaje oficiales no utilizados.
Auditorías en la estructura exterior de la sede
(párrafo 8)
14. Al concluir la auditoría llevada a cabo en las oficinas exteriores durante 1996, el Auditor Interno Jefe dio cuenta de las deficiencias constatadas en diversas localidades por lo que se refería a la aplicación de los controles y procedimientos establecidos.
15. Durante 1997, se impartieron cursos regionales destinados al personal financiero y administrativo de la OIT en Africa, Asia y América Latina. Asimismo, al asumir sus funciones los directores de las oficinas exteriores y sus adjuntos se les dieron instrucciones en entrevistas personales. En estos cursos y reuniones de información se señaló a la atención de los funcionarios interesados la importancia que revisten los controles y los procedimientos puestos de relieve por el Auditor Interno Jefe. Por otra parte, en el marco de las actividades de fomento de la política de asociación activa, se han elaborado programas informáticos para computadoras personales de gestión de las nóminas de pago locales y de las cuentas de anticipo, programas que también permiten la preparación y gestión de los presupuestos de las oficinas exteriores. Los dispositivos de verificación incorporados en estas aplicaciones informáticas deberían contribuir a incrementar notablemente la calidad general de los controles.
16. Con respecto al caso indicado por el Auditor Interno Jefe sobre posibles ganancias excesivas por parte de algunos funcionarios, las averiguaciones ulteriores han puesto de manifiesto que existe una gran confusión en los procedimientos aplicados por el banco local atendiendo a una nueva directiva formulada por el banco central del país interesado. Aun cuando no se demostró que hubiese prácticas ilegales o desleales por parte de ningún funcionario de la OIT, la investigación estableció que los funcionarios interesados habían actuado con negligencia, si bien existían circunstancias atenuantes, y habían aplicado las disposiciones de procedimiento indebidamente establecidas por el banco. Tampoco habían dado cumplimiento a las directivas y procedimientos financieros internos de la OIT en relación con el mantenimiento de registros de contabilidad completos y exactos. Con respecto a esta situación se han iniciado los procedimientos disciplinarios pertinentes.
17. Inmediatamente después de conocida la auditoría se tomaron medidas para rectificar los procedimientos aplicados; además, se ha procurado mejorar la información sobre el manejo de tales situaciones, destinada al personal no financiero de la categoría de servicios orgánicos que ejerce funciones administrativas y de gestión en las oficinas exteriores. Según lo indicado por el Auditor, esta situación no supuso pérdida alguna de recursos para la Oficina.
18. En lo que atañe a la venta irregular de un vehículo oficial de que dio cuenta el Auditor Interno Jefe, la cuestión fue cuidadosamente investigada y se aplicó una sanción al funcionario interesado.
Actividades de seguimiento en curso
19. La Oficina seguirá trabajando en estrecha colaboración con el Auditor Interno Jefe por lo que se refiere al curso que se está dando a sus recomendaciones.
Ginebra, 20 de febrero de 1998.
1. Documento GB.268/PFA/3.