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NOVENO PUNTO DEL ORDEN DEL DIA

Publicación durante la reunión de la Conferencia
Internacional del Trabajo de las Actas Provisionales

Antecedentes

1. Como parte de las medidas para reducir gastos en el bienio 1996-1997, el Consejo de Administración, en su 264.ª reunión (noviembre de 1995) decidió, entre otras cosas, que las declaraciones realizadas en las sesiones plenarias de la Conferencia Internacional del Trabajo durante la discusión del informe del Presidente del Consejo de Administración y de la Memoria del Director General no se publicasen más durante la reunión en las Actas Provisionales de la Conferencia. No obstante, estas declaraciones continuarán apareciendo en las Actas finales de la Conferencia que se publican en inglés, francés y español, una vez terminada la Conferencia.

2. Esta decisión, que fue aplicada en la 83.ª y 84.ª (marítima) reuniones de la Conferencia, celebradas en junio y octubre de 1996 respectivamente, fue examinada por el Consejo de Administración en su 267.ª reunión (noviembre de 1996). Este examen señaló ciertos inconvenientes en la aplicación de la decisión de no publicar en ninguna forma las declaraciones realizadas durante la sesión plenaria de la Conferencia que habían perturbado seriamente a muchos delegados. Con objeto de mitigar estos inconvenientes se analizaron ciertas medidas, aunque éstas no podían compararse con el servicio prestado por la publicación durante la reunión de las Actas Provisionales en tres idiomas. En vista del coste que implica publicar las Actas Provisionales (estimado en esa época en 481.000 dólares anuales con un tipo de cambio de 1,16 francos suizos por dólar), el Consejo de Administración decidió finalmente mantener su decisión de noviembre de 1995, a condición de que las medidas señaladas se introdujesen en la 85.ª reunión de la Conferencia de junio de 1997.

Medidas adoptadas en la 85.ª reunión
(junio de 1997) de la Conferencia

3. Las medidas adoptadas el pasado junio para obviar alguno de los inconvenientes señalados son las siguientes:

a. Algunas declaraciones realizadas en reunión plenaria sí que se publicaron durante la reunión en las Actas Provisionales, a saber:

• el discurso de la Presidenta de la Conferencia;

• la presentación del Informe del Presidente del Consejo de Administración (en 1997 pronunciado por el Sr. Brett, Vicepresidente trabajador);

• la presentación por parte del Director General de su Memoria y su respuesta a la discusión, y

• las alocuciones de los invitados de honor, en especial del Sr. James D. Wolfensohn, Presidente del Banco Mundial y de Su Majestad el Rey Hussein de Jordania.

b. Los pormenores de todas las votaciones realizadas en sesión plenaria se imprimieron y publicaron inmediatamente durante la reunión.

c. Los discursos pronunciados en la plenaria, aunque no se tradujeron ni se publicaron en tres idiomas en las Actas Provisionales, pudieron obtenerse, no obstante, de tres formas diferentes, a través de:

• un servicio de distribución de los discursos, que permitió a los delegados, que lo solicitasen, obtener una fotocopia de cualquiera de los discursos que deseasen en el idioma original del orador;

• un servicio de acceso a la Internet que permitió a los delegados (y al público en general) tener acceso a los discursos que se habían entregado en disquete en inglés, francés o español, y

• un servicio de escucha (grabación de los discursos en disco compacto) que permitió a todo delegado que desease escuchar alguno de los discursos en cualquier momento, ya sea en el idioma original del orador o en su versión interpretada en inglés, francés o español.

Las Actas de la Conferencia, en las que figuran, entre otros textos, todos los discursos, se terminaron a finales de agosto de 1997 y se distribuyeron a principios de septiembre.

Reacciones en el Consejo de Administración

4. En su 269.ª reunión (junio de 1997) del Consejo de Administración, durante la discusión de las cuestiones que emanaron de la 85.ª reunión de la Conferencia Internacional del Trabajo, tanto el Vicepresidente trabajador como el Vicepresidente empleador se quejaron de que la supresión de las Actas Provisionales trilingües durante la reunión, en las que figuraban todos los discursos pronunciados durante la plenaria, había impedido seriamente que se comprendiesen apropiadamente todas las opiniones expresadas en la Memoria del Director General. Al no disponer de estas Actas Provisionales había resultado imposible evaluar el carácter general de la discusión, analizar la esencia de las diferentes declaraciones o sacar cualquier conclusión significativa del debate. Este problema era más grave si tenemos en cuenta que el tema de la Memoria era especialmente importante y sensible.

5. Al resumir la discusión sobre las cuestiones que emanan de la 85.ª reunión de la Conferencia, el Presidente del Consejo de Administración se refirió a estas quejas. Quedó entendido que, a petición específica del Vicepresidente trabajador, el Consejo de Administración en su actual reunión estudiaría la posibilidad de reanudar la distribución durante la reunión de las Actas Provisionales en las que se reproducirían los discursos realizados en sesión plenaria.

Opciones y sus correspondientes costos

6. Antes de presentar cualquier opción posible, se sugirió que, independientemente de la opción elegida, la Oficina continuaría aún y todo proporcionando los servicios de acceso a la Internet y de escucha. Estos servicios fueron muy valorados y, habida cuenta de que la inversión inicial ya se había realizado, podían seguir proporcionándose en el futuro a un coste muy bajo (estimado en 6.000 dólares por año). Por otro lado, en caso de que el Consejo de Administración decidiese publicar durante la reunión las Actas Provisionales en formato impreso, podría suprimirse el servicio de fotocopias por resultar obviamente innecesario, incluso a pesar de que el costo de este servicio es insignificante.

Opción 1. Seguir manteniendo las medidas actuales e introducir mejoras

7. El Programa y Presupuesto para 1998-1999 aprobado por la Conferencia Internacional del Trabajo el año pasado no contempla la publicación y distribución durante la reunión de las Actas Provisionales trilingües con los discursos pronunciados en la plenaria. En otras palabras, el presupuesto se había calculado presumiendo que las medidas aplicadas en la 85.ª reunión de la Conferencia en 1997 continuarían aplicándose en el siguiente bienio. De esta forma la opción de seguir manteniendo las medidas actuales no tendría ningún efecto en el presupuesto. No obstante, en respuesta a la valoración del Sr. Brett de que el equipo disponible en el Palacio de las Naciones era insuficiente para satisfacer la demanda, puede ser aconsejable, de adoptarse esta opción, prever un pequeño crédito (20.000 dólares) para proporcionar más ordenadores personales e impresoras que permitan a los delegados tener acceso a los discursos en la Internet.

Opción 2. Imprimir las Actas Provisionales trilingües cada año

8. A la luz de las opiniones expresadas por los Vicepresidentes trabajador y empleador, el Consejo de Administración podría optar por restablecer todo el servicio de impresión de las Actas Provisionales disponibles diariamente en inglés, francés y español. El costo adicional de esta opción (el presupuesto para 1998-1999 se basa en un tipo de cambio de 1,16 francos suizos por dólar) sería de 750.000 dólares para el bienio, correspondiendo a un coste estimado por reunión de la Conferencia de 375.000 dólares desglosados de la forma siguiente:
 

Opción 3. Imprimir las Actas Provisionales trilingües cada dos años

9. Como ya se ha mencionado anteriormente, el problema que plantea la supresión de las Actas Provisionales con todas las declaraciones realizadas se acentuó en 1997 debido a que la Memoria del Director General trataba un tema importante y sensible. Como el Comité recordará, desde que se adoptaron las reformas de 1993 se espera que el Director General presente a la Conferencia durante cada bienio una Memoria sobre un tema de actualidad («durante los años en que se presenta el presupuesto») y una memoria general sobre las actividades de la OIT (durante los «años no presupuestarios»). La importancia de poder evaluar en profundidad y en detalle las declaraciones realizadas en la discusión de la Memoria del Director General puede parecer más importante cuando la Memoria versa sobre una cuestión de política (como ocurrió en 1997) que cuando trata de actividades de la OIT en general (como ocurrió en 1990). Por lo tanto, el Consejo de Administración puede elegir contar con todas las Actas Provisionales en el primer caso, pero no en el segundo. De ser así, el costo adicional podría reducirse a 375.000 dólares por bienio.

Opción 4. Disponer diariamente de todas las declaraciones en inglés, francés y español pero no en formato impreso

10. Gracias a la tecnología actual resulta posible disponer diariamente de todas las declaraciones en inglés, francés y español sin que sea necesario imprimirlas todas de forma sistemática. Con esta opción, las labores de edición, traducción, procesamiento de textos y corrección de pruebas se realizarían diariamente, aunque en realidad no se imprimirían las Actas Provisionales. En vez de ello, todas las declaraciones, una vez listas en los tres idiomas, estarían disponibles en línea y se podrían leer e imprimir directamente desde cualquier ordenador dentro o fuera de la Conferencia. Más aún, el servicio de distribución de los discursos podría mantenerse para proporcionar, previa solicitud, las declaraciones en inglés, francés y español. En otras palabras, con esta opción, todos los delegados, en vez de recoger cada día todas las declaraciones en formato previo a la impresión no sólo podrían elegir a la carta las declaraciones específicas que les interesan, sino que además podrían elegir el modo de acceder a las declaraciones (en pantalla desde cualquier lugar, en impreso de computadora o en fotocopia). Los delegados podrían ellos mismos imprimir en el ordenador extractos de los discursos si así lo deseasen.

11. Aunque cabe presumir que algunos delegados recogerán los discursos que les interesan fuera de los locales de la Conferencia (por ejemplo en sus misiones en Ginebra, o en sus hoteles, de estar debidamente equipados), es indudable que muchos de ellos preferirán aprovechar los servicios ofrecidos en los locales. A fin de evitar las prisas, se adoptarán tres medidas específicas:

• los discursos en inglés, francés y español estarán disponibles a través de una base de datos con un sistema de búsqueda rápida que permite localizar de forma casi instantánea el o los discursos deseados;
• la base de datos se instalará en la red de la Conferencia siendo por lo tanto accesible desde cualquier ordenador personal conectado en los locales (por ejemplo los delegados de los empleadores y de los trabajadores podrían obtener los discursos desde sus respectivos servicios de enlace), y
• el número de ordenadores personales se podría aumentar en, digamos, cinco, y estos ordenadores podrían situarse en lugares estratégicos de los locales de la Conferencia.

Esta opción podría tener la ventaja añadida de que las Actas finales, incluidas las declaraciones, se imprimiesen y remitiesen mucho antes de lo que ocurre en la actualidad, porque todas las declaraciones ya se habrían publicado en los tres idiomas durante la reunión.

12. El coste adicional de esta opción sería básicamente el mismo que el de las opciones 2 ó 3, menos el importante costo de imprimir las Actas Provisionales (205.000 dólares). Habría que realizar una inversión única de unos 20.000 dólares en equipo. Así, dependiendo de si el Consejo de Administración elige esta opción para los dos años del bienio (opción 4, a)), o sólo para 1999 (opción 4, b)) cuando se espera que la Memoria del Director General verse sobre un tema de política, el coste adicional para el bienio 1998-1999 sería de 360.000 dólares o de 190.000 dólares respectivamente.

Conclusión

13. La Comisión de Programa, Presupuesto y Administración tal vez estime oportuno recomendar al Consejo de Administración que adopte una de las opciones descritas anteriormente, que se indican a continuación:

 

Opción 1.		Seguir manteniendo las medidas actuales e introducir mejoras, con un costo de 20.000 dólares.
Opción 2.		Imprimir las Actas Provisionales trilingües cada año, con un costo de 750.000 dólares.
Opción 3.		Imprimir las Actas Provisionales trilingües cada dos años, con un costo de 375.000 dólares.
Opción 4,	a)	Disponer de las declaraciones en tres idiomas, pero no en formato impreso, cada año, con un costo de 360.000 dólares.
Opción 4,	b)	Disponer de las declaraciones en tres idiomas, pero no en versión impresa, cada dos años, con un costo de 190.000 dólares.

 14. La Comisión tal vez estime oportuno recomendar al Consejo de Administración que los costos adicionales derivados en el bienio 1998-1999 como resultado de la nueva política existente sobre la publicación de las Actas Provisionales se financien en primer lugar con cargo a los ahorros realizados en la Parte I del presupuesto, siempre que, una vez se demuestre que resulta imposible, el Director General proponga métodos alternativos de financiación en un momento ulterior del bienio.

Ginebra, 15 de octubre de 1997.

Puntos que requieren decisión:

párrafo 13;
párrafo 14.