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OCTAVO PUNTO DEL ORDEN DEL DIA

Estrategia de la tecnología de la información

1. Se está formulando actualmente una estrategia de la tecnología de la información que ha de suceder a la estrategia de la tecnología de la información y plan de actividades que se preparó en 1992 para el período 1992-1996. Como la estrategia para 1997-2000 está ya casi terminada, ha parecido conveniente presentar un documento que ponga de relieve las características principales de la nueva estrategia, en respuesta a las solicitudes de información de algunos miembros de la Comisión.

2. Una de las funciones esenciales de la OIT es recopilar y difundir por todo el mundo informaciones sobre las cuestiones relacionadas con el trabajo. El objetivo primario de una estrategia relativa a las tecnologías de la información es definir cuáles son las que mejor convienen a los funcionarios de la OIT, facilitando así el cumplimiento de sus objetivos por medio de una utilización selectiva de las nuevas tecnologías. La OIT actúa en todo el mundo, y ello (junto con el proceso de descentralización actualmente en marcha y la aplicación de la política de asociación activa) crea la necesidad de establecer unas comunicaciones de datos más efectivas en el plano mundial para facilitar así el acceso a las informaciones disponibles, tanto en la sede como en las estructuras exteriores.

3. La estrategia de la tecnología de la información para 1997-2000 se basa en las necesidades a que han apuntado muchos de los administradores de la Oficina, y se refiere también a la estrategia de la tecnología de la información y plan de actividades para 1992-1996. Se ha llevado a cabo un análisis de lo conseguido hasta la fecha en los 19 proyectos definidos en el plan de actividades 1992-1996, al objeto de precisar la situación de los actuales sistemas de tecnologías de la información y de comunicaciones. Aunque ciertamente se obtuvieron logros importantes en el período 1992-1996, también hubo lecciones que aprender y ciertos objetivos y directrices tecnológicas que revisar. Por ejemplo, en 1992 nadie hubiese podido prever el crecimiento explosivo de la Internet y de la tecnología que la acompaña.

4. Dos cuestiones importantes, que afectan la estrategia futura, son objeto de un estudio por separado. Se estudian en primer lugar las repercusiones del problema del año 2000 o problema del cambio de milenio, que servirá para evaluar la vulnerabilidad de los soportes lógicos y de la información electrónica de la OIT y para recomendar un plan que pueda contribuir a su solución. En segundo lugar se estudia la seguridad de las tecnologías de la información, se evalúan las necesidades de la OIT en materia de políticas de seguridad para las tecnologías de la información, se formulan los elementos de política que se recomiendan y se elabora un plan para aplicar un programa de seguridad en materia de tecnologías de la información.

Aumento de usuarios

5. Los usuarios de las tecnologías de la información han aumentado considerablemente desde que se formuló la última estrategia, y ahora hay 2.000 usuarios potenciales entre la sede y las estructuras exteriores. Para obtener una muestra adecuada de los puntos de vista de los usuarios, se han mantenido entrevistas con 82 funcionarios de la OIT en junio, julio y agosto de 1997, entre ellos cuatro directores regionales o sus representantes, 17 directores de la sede y 15 jefes de oficina y servicio. Se han analizado los resultados de estas entrevistas, que han servido de base para adoptar seis grandes direcciones tecnológicas como tema para tres cursos prácticos en los que 22 funcionarios discutieron detalladamente y tomaron parte en actividades prácticas. Estos cursos fueron los siguientes:

• Curso práctico 1: Internet, Intranet y acceso a los datos;
• Curso práctico 2: Apoyo, formación, dotación y gestión de los proyectos de tecnologías de la información;
• Curso práctico 3: Flujos de trabajo, informática de grupos y gestión de los documentos.

6. A partir de las notas tomadas en las entrevistas se preparó un cuadro de necesidades, clasificadas por departamentos, y las prioridades se asignaron de conformidad con ellos. Esto dio como resultado una matriz de 65 requisitos que se condensaron en seis grandes grupos:

• Gestión de la información;
• Comunicaciones;
• Publicaciones;
• Apoyo a las tecnologías de la información, dotación y formación;
• Gestión de los proyectos;
• Sistemas de flujo del trabajo.

Estrategia recomendada

7. La OIT ha hecho una inversión muy importante en tecnologías de la información y lo que se ha podido saber hasta el momento muestra que un número cada vez mayor de su personal (tanto en la sede como en las estructuras exteriores) está utilizando sistemas de tecnologías de la información. La estrategia que se propone a continuación se refiere a los seis grupos de requisitos principales para mejorar la actual infraestructura de las tecnologías de la información de manera gradual para satisfacer las necesidades de la Organización.

Gestión de la información

8. La estrategia de las tecnologías de la información y plan de actividades para 1992-1996 recomendaba que se estableciese un punto de acopio de informaciones que permitiese un almacenamiento seguro y una difusión controlada de las informaciones en toda la Oficina. Aunque esto se ha conseguido parcialmente, su ejecución no se ha completado todavía y por lo tanto está previsto continuar el desarrollo gradual del punto de acopio sobre la base de los estudios de viabilidad, la planificación general y los criterios presupuestarios, de conformidad con las recomendaciones de los auditores externos.

9. La gestión y acceso a los datos y documentos en todos los medios y formatos constituye un problema que la mayor parte de las instituciones tienen que resolver. La industria de las tecnologías de la información ha reaccionado a este problema, y ahora hay una gama de productos de soporte lógico para la gestión de los datos empresariales que se usan en la industria para resolverlo. Las primeras medidas indicativas para la identificación de los requisitos específicos de la OIT ya se han adoptado, pero esto tiene que llegar a ser una tarea fundamental. Se nombrará un gestor del proyecto, que estará al frente de un equipo integrado por diversas secciones, que llevará a cabo un estudio de viabilidad y elaborará un programa de desarrollo (con una estimación de los costos) de las mejoras progresivas de los sistemas actuales.

Comunicaciones

10. La capacidad de suministrar comunicaciones de datos entre la sede, las estructuras exteriores y los mandantes es un complemento necesario de la estrategia de gestión de la información, que hace posible la recolección y difusión de las informaciones. La prosecución del desarrollo de aplicaciones basadas en las tecnologías de la Internet y la Red para permitir la comunicación de las informaciones, constituye un elemento clave de la estrategia de la OIT.

11. La estrategia de las tecnologías de la información para 1992-1996 recomendaba un estudio de red de área extendida (WAN), para definir las necesidades que tenía la OIT en relación con una red de ámbito mundial. Pero como actualmente la Internet ofrece una alternativa barata a la red WAN (que es privada y cara) se emprenderá un estudio para garantizar que se utilicen las tecnologías más económicas para brindar la necesaria conectividad segura entre la sede, las estructuras exteriores y los mandantes.

12. La creciente utilización de las tecnologías de la información en la sede requerirá una creciente anchura de banda en las redes de área local (LAN), junto con unos servidores más potentes y una mayor capacidad de almacenamiento en disco.

Publicaciones

13. La tecnología de las publicaciones electrónicas -- que, en su sentido más amplio, comprenden la Red, los CD-ROM, la impresión por demanda y la base de datos en línea -- ofrece la oportunidad de publicar informaciones a un costo menor, al tiempo que se mejora mucho su calidad. Siguen necesitándose las tecnologías corrientes para reducir las dificultades que suelen tener los usuarios en relación con la creación, búsqueda, recuperación e impresión de la información electrónica. Además, se necesita una célula central de experiencia para hacer recomendaciones y brindar asesoramiento en toda la Oficina para sacar partido de las diversas tecnologías de publicación electrónica.

Apoyo a las tecnologías de la información,
dotación y formación

14. Brindar apoyo a 2.000 usuarios potenciales en red informática a través de toda la Organización resultaría prohibitivamente caro sin unas condiciones adecuadas de equipos físicos y de programas lógicos. Como la adquisición de programas lógicos supone unas inversiones muy importantes, su puesta al día, mejoramiento y reemplazo han de limitarse a corregir errores o a brindar nuevas funciones que beneficien a la mayoría de los usuarios. Aunque siga brindándose un apoyo centralizado, se anima a las secciones a desarrollar sus propias estructuras técnicas locales, en la medida en que sus necesidades y recursos las justifiquen.

15. En el momento actual, de signo tan intensamente tecnológico, la Organización tiene que dotarse del personal adecuado y formarse a sí misma para seguir el rápido ritmo del desarrollo de las tecnologías de la información. Las descripciones de tareas han de ponerse al día con regularidad para que reflejen constantemente la evolución de las calificaciones. Aunque la formación administrada centralmente tenga una importancia fundamental, no puede responder a las exigencias que presentan en cada momento todas y cada una de las secciones. Por lo tanto, tiene que ser complementada por una formación concreta, que pueda ser planificada en breve tiempo a nivel de la sección para responder a necesidades imprevistas.

Gestión de los proyectos

16. La gestión del proyecto debiera constituir una norma indispensable en todos los proyectos relativos a las tecnologías de la información. De conformidad con las recomendaciones de los auditores externos, los grandes proyectos deberían estar sujetos a un detallado estudio de viabilidad, a una planificación estricta y a los correspondientes criterios presupuestarios, antes de que fuesen aprobados para su aplicación. En la fase de aplicación, una comisión permanente debería reunirse con regularidad para evaluar los progresos y para garantizar que los proyectos sigan la planificación inicial y los criterios presupuestarios.

Sistemas de flujo de trabajo

17. La tecnología de los flujos de trabajo resulta útil para el rápido desarrollo de las aplicaciones que se dirigen a automatizar los procedimientos burocráticos diarios. La mayor parte de los procedimientos que tratan grandes masas de correspondencia ocupan abundante mano de obra y suponen flujos de trabajo entre los departamentos de los distintos países, que se beneficiarían mucho de los instrumentos de regulación de los flujos de trabajo. Los productos para regular los flujos de trabajo integran también los productos de gestión electrónica de los documentos con los procedimientos internos actuales. Se recomienda una aplicación piloto de los sistemas de flujo de trabajo como «prueba de concepto», que ha de ser seguida por un estudio de viabilidad que incluya la estimación de los costos de los proyectos que utilizan esta tecnología.

Referencias

18. Del proyecto de estrategia de las tecnologías de la información para 1997-2000, se derivarán dos informes, que se referirán al estudio de la estrategia y a la aplicación de dicha estrategia. Se espera que ambos estén terminados a fines de 1997.

Ginebra, 15 de octubre de 1997.