GB.271/PFA/5 |
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Commission du programme, du budget et de l'administration |
PFA |
CINQUIÈME QUESTION À L'ORDRE DU JOUR
Rapport du Vérificateur intérieur en chef des comptes
pour l'année qui s'est achevée le 31 décembre 1997
Rapport du Vérificateur intérieur en chef des comptes
sur les principales constatations résultant de la vérification interne
des comptes et des missions d'enquête entreprises en 1997
1. Conformément à la décision prise par le Conseil d'administration à sa 267e session (novembre 1996), le Directeur général transmet ci-joint le rapport du Vérificateur intérieur en chef des comptes sur les principales constatations résultant de la vérification et des missions d'enquête entreprises en 1997 (voir annexe).
2. Le Directeur général estime que le travail effectué par le vérificateur en chef est extrêmement utile pour cerner les points forts et les faiblesses des procédures et contrôles en vigueur au sein du Bureau. Les recommandations formulées sont examinées avec soin et le dialogue est ininterrompu entre les services administratifs et le vérificateur en chef pour leur donner suite.
Genève, le 19 février 1998.
Rapport du Vérificateur intérieur en chef des comptes
sur les principales constatations résultant de la vérification interne
des comptes et des missions d'enquête entreprises en 1997
Introduction
1. La fonction de vérification intérieure des comptes de l'OIT est prévue à l'article 30 (d) du Règlement financier de l'Organisation. Il s'agit d'un contrôle de gestion qui évalue l'efficacité des autres contrôles et le respect des politiques et procédures de l'Organisation. La vérification intérieure consiste à examiner et à évaluer les procédures et activités financières, administratives et opérationnelles, avec pour objectifs d'assurer: un contrôle interne rationnel à un coût raisonnable; le respect des dispositions réglementaires, des politiques et des procédures de l'Organisation; l'intégrité et la validité des pratiques de gestion; l'utilisation la plus économique et rationnelle possible des ressources; l'exactitude des données comptables, financières et autres utilisées pour l'information de gestion. Le programme de travail détaillé pour l'année a été coordonné avec le Commissaire aux comptes, auquel ont été communiquées toutes les constatations et recommandations du vérificateur.
2. Au siège, les contrôles avaient pour objet d'examiner certains systèmes, fonctions et opérations afin de vérifier en quoi ils contribuent à la réalisation des objectifs du programme, si les contrôles internes dont ils font l'objet sont suffisants, si les autorisations de dépenses sont délivrées à bon escient et si la comptabilisation des dépenses est correcte, si le contrôle des sommes à recevoir est bien assuré, de même que le respect des règles, procédures et politiques officielles de l'Organisation, s'il est fait un usage économique et rationnel des ressources et si les données engendrées à des fins de gestion sont justes, enfin, si les contrôles sont sûrs et si les actifs immobilisés sont comptabilisés comme il convient.
3. Les vérifications portant sur les bureaux extérieurs, les équipes consultatives multidisciplinaires et les projets de coopération technique visaient à garantir qu'il est fait un usage économique et rationnel des ressources, que les dépenses sont correctement engagées, autorisées et comptabilisées et que les actifs sont suffisamment contrôlés, protégés des pertes et comptabilisés comme il convient.
Vérifications au siège
4. Il a été procédé à une vérification de l'Unité centrale des états de paie de la Section des autorisations de paiement, qui dépend du Service du budget et des finances. L'unité est chargée de préparer, de gérer et de contrôler les états de paie de tous les fonctionnaires du BIT, à l'exclusion de ceux du personnel local qui travaille sur le terrain et des experts engagés au titre de projets de coopération technique exécutés par l'OIT. Cette vérification avait pour objectifs d'examiner les politiques et procédures appliquées; d'évaluer la portée, la validité et l'efficacité des contrôles exercés sur l'établissement des états de paie; de déterminer l'efficacité des méthodes de travail et des procédures suivies au sein de l'unité. La vérification n'a révélé aucune faiblesse majeure des contrôles internes ni des procédures, mais a montré qu'il convenait de renforcer le contrôle et d'améliorer l'opération de rapprochement pour les contributions à la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies ainsi que d'étayer correctement cette opération par des documents; que l'échantillon utilisé pour la vérification des principales composantes des traitements devrait être plus large; que le contrôle des avances sur salaire accordées au personnel pourrait être renforcé; que le Département du personnel devrait fournir plus rapidement à l'unité des informations complémentaires pour permettre un meilleur rapprochement des dossiers du personnel et des dossiers des états de paie et éviter d'avoir à effectuer un grand nombre d'ajustements rétroactifs des états de paie.
5. Une analyse complète des procédures financières et administratives et de celles relatives au personnel qui sont appliquées à l'Institut international d'études sociales a été entreprise dans le dessein d'évaluer dans quelle mesure les contrôles internes sont fiables et les politiques, procédures et règlements officiels sont appliqués. Cette analyse a indiqué que les questions financières et administratives et les affaires du personnel étaient bien gérées, en conformité avec les règlements applicables, et aucun décalage important par rapport aux politiques ou aux règlements officiels n'a été observé. Des recommandations ont toutefois été faites sur les points suivants: la surveillance des ventes de publications de l'Institut afin d'évaluer les activités promotionnelles propres à améliorer les produits de l'Institut; la nécessité de consulter davantage le service du BIT spécialisé dans les travaux d'imprimerie afin d'assurer les meilleures spécifications techniques et les meilleurs prix pour les travaux contractuels d'imprimerie de l'Institut; la limitation du pouvoir d'établir des contrats de collaboration extérieure, ainsi qu'un meilleur contrôle des congés et de l'évaluation du travail des fonctionnaires.
6. La manière dont, au siège de l'OIT, les contrats portant sur des travaux d'imprimerie sont adjugés à des entreprises extérieures a été vérifiée. L'objectif était de s'assurer que les règles financières et les circulaires applicables sont bien conçues et bien appliquées, que les publications et les documents sont imprimés par les moyens les plus économiques et que les paiements aux imprimeurs sont correctement étayés et autorisés. La vérification a montré qu'il convenait de mieux définir les responsabilités quant à la surveillance, l'autorisation et la certification des contrats portant sur des travaux contractuels d'imprimerie et de reliure et que certaines délégations d'autorité n'avaient pas été convenablement officialisées.
7. Les politiques, procédures et contrôles financiers en vigueur pour les paiements traités par la Section des autorisations de paiement du Service du budget et des finances du Département des services financiers ont été examinés. Cet examen visait à déterminer si ces politiques, procédures et contrôles étaient rationnels et bien appliqués. L'efficience et l'efficacité des processus opérationnels ont en outre été examinés. A l'issue de cet examen, des recommandations ont été faites sur les points suivants: le renforcement du contrôle des voyages en soumettant pour examen aux supérieurs des fonctionnaires en voyage officiel les demandes de remboursement des frais de voyage et en obtenant l'assurance que tous les voyages ont été contrôlés dans toute la mesure rendue possible par la remise des cartes d'embarquement délivrées par les compagnies aériennes, des talons des billets, etc.; la réduction des dépenses administratives liées aux voyages au moyen de l'octroi d'avances permanentes aux fonctionnaires fréquemment envoyés en mission; une meilleure analyse et une meilleure liquidation des comptes d'avances au personnel; une meilleure administration des impôts à payer par les membres du personnel citoyens des Etats-Unis; un renforcement du contrôle et de l'efficience opérationnelle des processus de réception des marchandises; la nécessité de revoir encore la politique, découlant du Statut du personnel, en vertu de laquelle la moitié de l'indemnité journalière de subsistance est versée au personnel envoyé en mission le dernier jour de la mission, ce qui n'est pas la politique appliquée dans l'ensemble du système des Nations Unies; la politique en vertu de laquelle les fonctionnaires en voyage reçoivent l'intégralité de l'indemnité journalière de subsistance lorsqu'ils effectuent un vol de nuit, alors que leur indemnité est réduite de moitié lorsqu'ils sont logés à terre; une analyse des méthodes de travail afin de garantir l'accomplissement le plus efficace et le plus économique possible de toutes les fonctions.
Vérifications sur le terrain
8. En 1997, des vérifications ont été effectuées dans 14 bureaux extérieurs et huit équipes consultatives multidisciplinaires en différents lieux d'affectation, conjointement avec le Centre interaméricain de recherche et de documentation sur la formation professionnelle (CINTERFOR) de Montevideo (Uruguay). Ces vérifications avaient pour objet d'évaluer dans quelle mesure le contrôle interne est exercé rationnellement, les règlements, politiques et procédures officiels sont respectés, les ressources sont utilisées de la manière la plus économique et la plus efficace possible, les données comptables sont fiables et les éléments d'actif sont comptabilisés et protégés contre les pertes. A l'issue des vérifications sur le terrain, il a été recommandé à la direction d'appliquer de manière plus stricte les contrôles et procédures officiels ou de renforcer l'efficacité de la gestion et d'économiser sur les dépenses. Les recommandations ont porté notamment sur les points suivants: l'amélioration des contrôles et des procédures de gestion des avoirs en banque et en caisse et la comptabilisation des fonctions bancaires afin d'assurer une sécurité et un contrôle optimaux des liquidités sur le terrain; l'amélioration nécessaire des procédures appliquées dans les bureaux régionaux pour la vérification des dépenses inscrites dans les rapports sur les comptes d'avances temporaires des bureaux extérieurs afin d'assurer le meilleur contrôle possible des dépenses au niveau régional; le fait que les bureaux doivent organiser les voyages de la manière la plus économique possible, et notamment par l'itinéraire le plus direct afin de réduire au minimum les frais de voyage; un contrôle plus strict et une meilleure comptabilisation des sommes à recevoir et des avances au personnel afin d'assurer le recouvrement dans les meilleurs délais des montants dus au Bureau; les améliorations à apporter à l'application des fonctions relatives aux états de paie du personnel local et des autres fonctions de personnel afin de garantir la pertinence des traitements et indemnités versés au personnel; une meilleure application des procédures de contrôle budgétaire pour assurer un bon contrôle des budgets des bureaux et éviter des dépassements de dépenses; un recours accru aux services de rappel téléphonique afin de réduire le coût des communications; l'externalisation des services d'impression afin de réduire ces coûts; un examen plus attentif des prix compétitifs pour les achats locaux; l'amélioration du contrôle et de la comptabilisation de la vente des publications; l'amélioration du contrôle et de la comptabilisation des actifs immobilisés, l'examen plus fréquent de l'efficacité de la protection fournie par l'assurance et l'élimination des copies illicites de logiciels afin d'éviter d'exposer l'OIT à des actions en justice pour atteintes au droit d'auteur.
Missions en cours
9. A la fin de 1997, un examen et une évaluation de plusieurs des fonctions du Département du personnel étaient en cours; leurs résultats figureront dans le rapport du Vérificateur intérieur en chef des comptes pour 1998.
Enquêtes
10. En 1997, la Section de la vérification intérieure des comptes n'a pas été appelée à enquêter sur des cas de fraude ou de faute professionnelle.
Surveillance de la suite donnée aux précédentes recommandations
11. La Section de la vérification intérieure des comptes est chargée de suivre les mesures prises par la direction pour donner suite à ses constatations et recommandations. En ce qui concerne les mesures prises par la direction pour donner suite aux recommandations faites à l'issue des missions de vérification entreprises en 1996, telles qu'elles figurent dans le rapport du Vérificateur intérieur en chef des comptes pour 1996, qui ont été examinées par la commission à la 268e session du Conseil d'administration (mars 1997)(1) , elles ont été lentes au cours du premier semestre de 1997 mais se sont accélérées par la suite. La direction a maintenant donné suite à un grand nombre des recommandations et s'attache à le faire pour les recommandations restantes, et le vérificateur en chef suit les progrès à cet égard. Les mesures prises par les bureaux extérieurs pour donner suite à toutes les recommandations formulées par le vérificateur en chef pour 1996 ont été pleinement satisfaisantes. La direction a réservé un bon accueil à toutes les constatations et recommandations faites par le vérificateur en 1997 à l'issue des vérifications effectuées au siège, et le vérificateur en chef surveille les mesures prises pour leur donner suite. Les mesures prises par les bureaux extérieurs pour donner suite aux recommandations faites par le vérificateur en 1997 ont été pleinement satisfaisantes.
Le 17 février 1998.
1. Document GB.268/PFA/3.