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HUITIÈME QUESTION À L'ORDRE DU JOUR

Stratégie en matière de technologie informatique

1. La stratégie en matière de technologie informatique pour la période 1997-2000, qui succède à la stratégie et au plan d'application préparés en 1992 pour la période 1992-1996, est sur le point d'être achevée. Pour répondre au souhait de certains membres de la commission qui ont demandé à être informés, le présent document décrit à grands traits la nouvelle stratégie.

2. L'une des fonctions essentielles du BIT est de rassembler et de diffuser des informations sur les questions relatives au travail partout dans le monde. La stratégie vise principalement à définir l'environnement informatique à l'intention des fonctionnaires du BIT et à les aider à réaliser leurs objectifs grâce à une utilisation sélective de la nouvelle technologie. Compte tenu du déploiement mondial de ses activités, de la décentralisation en cours et de la mise en œuvre de la politique de partenariat actif, le BIT a besoin d'un système efficace de communication de données à l'échelle mondiale qui facilite l'accès à l'information tant au siège que dans les bureaux extérieurs.

3. La stratégie informatique pour 1997-2000 se fonde, d'une part, sur les besoins dont font état les chefs de divers services du Bureau et, d'autre part, sur la stratégie et le plan d'application pour 1992-1996. Les résultats obtenus à ce jour par les dix-neuf projets définis dans le plan d'application 1992-1996 ont été examinés afin de dresser le bilan des systèmes actuels d'informatique et de communication. Des progrès considérables ont été accomplis pendant la période 1992-1996, mais il n'en reste pas moins des leçons à tirer et des orientations techniques à revoir. En 1992, par exemple, personne n'aurait pu prévoir l'extraordinaire essor d'Internet et de ses technologies connexes.

4. Deux points essentiels pour la prochaine stratégie font l'objet d'études distinctes. La première porte sur l'incidence du passage à l'an 2000 sur les systèmes informatiques du BIT. Il s'agit d'évaluer le degré de vulnérabilité de l'ensemble des logiciels et de l'information stockée électroniquement afin de proposer un plan de sauvetage. La deuxième étude devra évaluer les besoins du BIT en matière de sécurité informatique, recommander une politique et établir le plan d'application d'un programme de sécurité informatique.

Apport des utilisateurs

5. Le nombre d'utilisateurs s'est considérablement accru depuis l'élaboration de la dernière stratégie, avec un potentiel porté à 2 000 au siège et sur le terrain. Un échantillon représentatif des utilisateurs a été interrogé en juin, juillet et août 1997; il était composé de 82 fonctionnaires, dont 4 directeurs régionaux ou leurs représentants, 17 directeurs au siège et 15 chefs de bureau ou de service. Après analyse des résultats, six grandes orientations techniques ont été choisies pour servir de thème aux trois ateliers suivants, auxquels ont participé 22 fonctionnaires:

• Atelier 1: Internet, Intranet et accès aux données.
• Atelier 2: Appui, formation, effectifs et gestion de projets.
• Atelier 3: Flux d'informations, informatique de groupe et gestion des documents.

6. Une liste des besoins par département a été dressée à partir des résultats de l'enquête et les priorités ont été fixées en conséquence. Cela a permis d'établir une matrice de 65 besoins dont on a fait la synthèse pour aboutir à six grands groupes:

• gestion de l'information;
• communications;
• publications;
• appui, effectifs et formation;
• gestion de projets;
• systèmes de flux d'informations.

Stratégie recommandée

7. Le BIT a lourdement investi dans la technologie informatique, et les progrès à ce jour indiquent qu'un nombre croissant de fonctionnaires au siège et sur le terrain utilisent les systèmes. La stratégie proposée vise à améliorer progressivement l'infrastructure dans les six domaines susmentionnés, de façon à répondre aux besoins de l'Organisation.

Gestion de l'information

8. La stratégie de 1992-1996 en matière de technologie informatique et son plan d'application recommandaient de créer un dépôt afin de garantir un stockage sûr de l'information et d'en contrôler la diffusion dans tout le Bureau. Il a été en partie donné effet à cette recommandation et il est prévu de poursuivre graduellement la mise en place de ce dépôt sur la base d'études de faisabilité, de critères de planification et de considérations budgétaires, conformément aux recommandations des commissaires aux comptes.

9. La gestion des données et documents, quels que soient leur support et leur format, et l'accès à ces données et documents est un problème pour la plupart des grandes institutions. L'informatique a répondu au problème, et un large éventail de logiciels de gestion des données de l'entreprise sont utilisés à cette fin dans l'industrie. Les premières mesures visant à déterminer les besoins spécifiques de l'OIT ont été prises, mais beaucoup reste à faire. Un directeur de projet sera nommé pour diriger une équipe multiservices chargée d'effectuer une étude de faisabilité et d'établir un programme d'actualisation progressive des systèmes en place, avec indication des coûts.

Communications

10. Pour recueillir et diffuser l'information, il faut non seulement une stratégie de gestion, mais aussi une capacité de communication des données entre le siège, le terrain et les mandants. Le développement continu d'applications fondées sur les techniques d'Internet et du Web est un élément essentiel de la stratégie de communication de l'information du BIT.

11. La stratégie de 1992-1996 recommandait que soit entreprise une étude visant à définir les besoins de développement d'un réseau mondial pour le BIT. Internet fournit actuellement une solution de remplacement peu coûteuse, et une étude sera effectuée afin de déterminer la technique la plus économique pour assurer la connexion, en toute sécurité, entre le siège, le terrain et les mandants.

12. Pour accroître l'utilisation de la technologie informatique au siège, il faudra augmenter la bande passante des réseaux locaux, recourir à des serveurs plus puissants et accroître la capacité de stockage des disques.

Publications

13. La technologie de publication électronique au sens large, qui comprend le Web, les CD-ROMs, l'impression à la demande et les bases de données en ligne, permet d'améliorer, à un moindre coût, la qualité de l'information publiée et l'accès à celle-ci. Des technologies communes sont nécessaires pour faciliter la création, la recherche, la récupération et l'impression d'informations électroniques par les utilisateurs. Une cellule centrale est par ailleurs nécessaire pour formuler à l'échelon du Bureau des recommandations et des conseils permettant d'exploiter au mieux les diverses technologies disponibles.

Appui, effectifs et formation

14. Fournir un appui à 2 000 utilisateurs potentiels d'ordinateurs fonctionnant en réseau serait d'un coût prohibitif sans l'application de normes pour l'équipement et les logiciels. L'acquisition de logiciels supposant de lourds investissements, tout remplacement, mise à jour ou extension devront se limiter à ceux qui corrigent des erreurs ou offrent de nouvelles fonctions réellement utiles à la majorité des utilisateurs. Il faudrait continuer d'apporter un soutien centralisé, mais les services sont encouragés à développer leurs propres compétences en la matière dans la mesure où leurs besoins et leurs ressources le justifient.

15. A l'ère de la technologie, l'Organisation doit pouvoir se doter d'un personnel capable de s'adapter au progrès rapide de l'informatique. Les descriptions de tâches doivent être régulièrement revues en fonction de l'évolution des besoins de qualifications informatiques. La formation administrée à l'échelle centrale revêt certes une importance cruciale, mais elle ne peut répondre en temps voulu aux besoins de toutes les unités. Il faut donc la compléter par une formation spécifique susceptible d'être programmée dans un court délai au sein d'un service donné afin de faire face à des besoins imprévus.

Gestion de projets

16. Les normes de gestion devraient s'appliquer à tous les projets de technologie informatique. Conformément aux recommandations des commissaires aux comptes, les projets de grande envergure devraient faire l'objet d'études de faisabilité détaillées et répondre à des critères stricts en matière de planification et de budget avant d'être soumis pour approbation. Au cours de la mise en œuvre, un comité coordinateur devrait se réunir régulièrement afin d'évaluer les progrès accomplis et de veiller à ce que les projets respectent les délais et le budget prévus.

Systèmes de flux d'information

17. Il existe en matière de flux d'information des techniques qui permettent de développer rapidement les applications destinées à automatiser les procédures administratives quotidiennes. Celles qui consistent à traiter des volumes importants de correspondance nécessitent en général beaucoup de main-d'œuvre et d'opérations entre départements dans différents pays. Dans ces cas, des outils de gestion des flux d'information seraient extrêmement utiles. Ces outils comprennent également des produits immédiatement utilisables de gestion des documents qui tiennent compte des procédures internes en place. Il est recommandé de procéder à une mise en œuvre pilote des systèmes de flux d'information afin de vérifier la validité du concept puis d'effectuer une étude de faisabilité de façon à déterminer notamment le coût des projets pour lesquels cette technologie sera utilisée.

Références

18. Le projet de stratégie informatique pour 1997-2000 donnera lieu à deux rapports: l'un sur l'étude de la stratégie et l'autre sur sa mise en œuvre. Ces rapports devraient être achevés d'ici la fin de 1997.

Genève, le 15 octobre 1997.