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DEUXIÈME QUESTION À L'ORDRE DU JOUR

Suite donnée au rapport du Commissaire
aux comptes sur les comptes de 1994-95

1. Au cours de la session 265bis du Conseil d'administration (6 juin 1996), la commission a examiné le rapport du Commissaire aux comptes sur les comptes de 1994-95 qui contenait des recommandations et des observations sur certaines questions financières et pratiques que l'on trouvera exposées plus loin dans l'ordre où elles apparaissent dans le rapport, les paragraphes pertinents étant indiqués entre parenthèses.

Les normes comptables communes et le changement
de présentation des états financiers
(paragraphe 32)

2. Les règles et méthodes comptables et les pratiques adoptées par l'OIT pour la présentation de l'information sont conformes aux prescriptions du Règlement financier et des Règles de gestion financière. Sous réserve de ces prescriptions, elles sont conformes aux principes comptables généralement reconnus et tiennent compte dans la plus large mesure possible des normes comptables du système des Nations Unies (les modèles de présentation prescrits ont été adoptés par l'OIT dans leur totalité). La principale question qu'il reste à régler est l'adoption d'une comptabilité d'exercice. On se souviendra qu'à sa 259e session (mars 1994) le Conseil d'administration a fait observer, lorsqu'il a examiné cette question dans la perspective d'une révision des normes comptables, que pour le moment l'OIT s'en tiendrait à la méthode de la comptabilité de trésorerie. Une étude de l'applicabilité des normes comptables des Nations Unies à cet égard sera conduite en temps opportun. Au cas où l'étude indiquerait qu'il y aurait avantage à changer de méthode, le Conseil d'administration et la Conférence seraient saisis des amendements appropriés qu'il conviendrait d'apporter au Règlement financier et aux Règles de gestion financière.

Fonds reçus du PNUD
(paragraphe 34)

3. Les procédures ont désormais été modifiées en vue de faire en sorte que tant les dépenses comptabilisées que celles prévues soient prises en compte dans le calcul des montants nécessaires au financement des activités du PNUD exécutées par l'OIT. En outre, les estimations sont réexaminées chaque mois et ajustées compte tenu des données d'expérience. Le PNUD a déjà versé des fonds en vue de couvrir le déficit signalé par le Commissaire aux comptes.

Caisse des pensions du personnel du BIT
(paragraphe 35)

4. Il a été procédé à une étude actuarielle de la Caisse des pensions du personnel du BIT au 30 juin 1996, qui a été portée à l'attention de son conseil d'administration lors de sa dernière réunion tenue en janvier 1997. Il en ressort que le solde de la Caisse sera épuisé au cours de la période biennale 1998-99. Etant donné que l'OIT s'acquitte en l'occurrence d'une obligation qui lui incombe vis-à-vis des bénéficiaires de la Caisse, le conseil d'administration a estimé que l'OIT devrait prévoir des crédits sur ses prochains budgets en vue d'effectuer ces versements selon un principe de répartition. Cela éviterait d'avoir à capitaliser des sommes considérables dans la Caisse. Un montant de 1,7 million de dollars a, par conséquent, été prévu à cet effet dans les propositions de programme et de budget pour 1998-99.

Fraude et présomption de fraude
(paragraphe 37)

5. Bien que tous les cas de fraude ou de présomption de fraude lui soient périodiquement rapportés, le Commissaire aux comptes recommande que le Règlement financier ou les Règles de gestion financière soient modifiés en vue d'attester ce fait. A sa 267e session (novembre 1996), le Conseil d'administration du BIT a approuvé des amendements aux Règles de gestion financière 8.40 et 11.40 à l'effet de prévoir que les cas de fraude ou de fraude présumée doivent être signalés au Commissaire aux comptes.

Contrôle financier et décentralisation
Organisation (paragraphe 40)

6. Suivant la recommandation du Commissaire aux comptes, le Directeur général a pris plusieurs mesures visant à renforcer le processus de décentralisation. A sa 267e session (novembre 1996), le Conseil d'administration a approuvé des amendements au Règlement financier visant à établir plus clairement les obligations financières des fonctionnaires des régions et du siège en rapport avec les responsabilités qui leur sont confiées. Aux termes du Règlement financier modifié, les fonctionnaires auxquels des pouvoirs particuliers ont été dévolus répondent directement de ces pouvoirs au Trésorier et contrôleur des finances. Ces responsabilités seront également exposées dans les manuels de procédure conçus à l'usage des bureaux extérieurs et des départements du siège, lesquels sont actuellement mis à jour. Les effectifs des bureaux extérieurs seront soumis à un contrôle attentif en vue d'assurer une bonne séparation des tâches et, le cas échéant, des mesures appropriées seront prises en vue de limiter les risques financiers auxquels peut se trouver exposée l'OIT (réduction des montants des comptes d'avances temporaires associée à un réapprovisionnement plus fréquent, vérification prioritaire du remboursement des avances par les bureaux régionaux ou par le siège, visites plus fréquentes du Vérificateur intérieur des comptes, recours aux mécanismes d'appui du PNUD à l'échelle locale, etc.). Des consignes détaillées sont données aux fonctionnaires avant leur affectation sur le terrain et le suivi de cette mise au courant est assuré par des visites aux bureaux régionaux et au siège. La formation du personnel administratif et financier des bureaux extérieurs est intégrée dans les programmes officiels de formation du personnel, actuellement en voie d'élaboration. Le manuel des bureaux extérieurs, qui définit les procédures et la ligne de conduite du personnel financier et administratif des bureaux extérieurs, sera mis à jour dès que les conditions le permettront.

Contrôle budgétaire (paragraphe 42)

7. Comme l'avait suggéré le Commissaire aux comptes, les formulaires du Système pour le suivi de la mise en oeuvre, l'évaluation et la présentation de rapports (MERS) viennent d'être modifiés en vue d'y inclure une estimation des ressources nécessaires. En outre, l'utilisation de MERS ou d'autres systèmes comparables de suivi de l'exécution des programmes a été étendue à l'ensemble des départements de l'Organisation. Le nouveau système de gestion budgétaire, qui est en voie d'élaboration en vue de faciliter la décentralisation vers les bureaux extérieurs, offre la possibilité de suivre et de surveiller les dépenses par rapport aux divers engagements. Lors des séances de mise au courant, on attirera l'attention des gestionnaires sur l'importance de ce dispositif pour le suivi de la mise en oeuvre de leurs programmes.

Contrôle des paiements (paragraphe 45)

8. Le Commissaire aux comptes s'est dit préoccupé de voir que les montants laissés sur les comptes d'attente ont nettement augmenté au cours de la période biennale et renferment des postes de dépenses depuis longtemps en souffrance. Les impôts appelés à être remboursés par les gouvernements bénéficiaires ainsi que les imputations assorties d'une documentation insuffisante figurent parmi les cas les plus fréquents de postes de dépenses laissés en attente. Lors des séances de mise au courant organisées à l'intention des directeurs des bureaux extérieurs, on insiste sur la nécessité de réduire au minimum le nombre des opérations imputées sur les comptes d'attente et de procéder régulièrement à des vérifications en vue d'apurer les postes de dépenses en souffrance. Pour renforcer ce contrôle, le personnel des bureaux extérieurs et du siège surveille les montants en attente de règlement.

Contrôle des avoirs (paragraphe 49)

9. Bien qu'il se soit déclaré dans l'ensemble satisfait par les dispositions prises en matière de sécurité et de réapprovisionnement ainsi que par les mini- sondages effectués par les fonctionnaires supérieurs chargés du contrôle des avoirs en caisse dans les bureaux qu'il a visités, le Commissaire aux comptes a néanmoins jugé que des améliorations pouvaient être apportées à la gestion de la trésorerie et des comptes bancaires. Dans les pays où les règlements doivent se faire en espèces en raison de problèmes bancaires, les directeurs des bureaux extérieurs ont été invités à limiter au maximum de tels règlements. En outre, les équipes chargées de la vérification dans les bureaux régionaux veillent de plus près à ce que les rapprochements bancaires soient rapidement effectués et les comptes d'avances temporaires réapprovisionnés. Le logiciel pour PC conçu pour faciliter la tenue des comptes d'avances temporaires comporte également un système d'alerte qui prévient l'utilisateur lorsque les avoirs en banque tombent au-dessous d'un certain niveau. En ce qui concerne la recommandation visant à normaliser les modalités d'inventaire dans les bureaux extérieurs, il est prévu d'étendre aux bureaux extérieurs le nouveau système d'inventaire informatisé mis en place au siège.

Enregistrement, vérification et surveillance
des données (paragraphe 53)

10. Tout en se félicitant des avantages du nouveau système de comptes d'avances temporaires qui permet de réduire le délai d'enregistrement des opérations des bureaux extérieurs dans le grand livre, le Commissaire aux comptes a noté que les fonctions du personnel chargé de la vérification sont en train de changer et que ce changement suppose un contrôle accru du respect des procédures financières établies ainsi que des comptes d'avances et d'attente. Dans les régions où le nouveau système de comptes d'avances temporaires a été introduit, les définitions de poste des vérificateurs ont été modifiées et la feuille de contrôle corrigée afin de tenir compte de ces nouvelles responsabilités. Il convient toutefois de rappeler que c'est aux contrôleurs des dépenses engagées et non aux vérificateurs qu'il incombe au premier chef, pour le bon fonctionnement des départements et des bureaux, de veiller au respect des principes de gestion financière. En ce qui concerne la vérification intérieure des comptes, le Conseil d'administration, à sa 267e session (novembre 1996), a approuvé des amendements au Statut du personnel et aux Règles de gestion financière qui octroient au Vérificateur intérieur en chef des comptes une plus grande autonomie.

La décentralisation
Coordination (paragraphe 54)
Exécution (paragraphes 57 et 58)
Financement (paragraphe 60)
Décentralisation budgétaire (paragraphe 61)
Appui et formation (paragraphe 62)

11. Le Commissaire aux comptes a formulé plusieurs recommandations visant à améliorer le fonctionnement, la coordination et l'exécution du processus de décentralisation. Le bien-fondé de ces différents points a été reconnu. Bien que les bureaux régionaux soient déjà étroitement associés à la conception et à l'expérimentation des systèmes, les procès-verbaux de toutes les réunions du comité directeur chargé de surveiller la mise au point du système informatisé de soutien pour la gestion des comptes d'avances temporaires et du budget ont été distribués à tous les bureaux extérieurs en vue d'améliorer la coordination. Le personnel administratif de rang supérieur affecté dans les bureaux régionaux est également invité à participer aux réunions du comité directeur lorsqu'il se trouve en mission au siège. Des mesures ont été prises en vue de créer un service informatique propre à la région des Amériques, et une personne qualifiée commencera à y travailler dès les premiers mois de l'année 1997. Trois projets financés par le PNUD, qui participent à l'opération pilote de décentralisation budgétaire, ont été visités et ont bénéficié d'une formation supplémentaire; par ailleurs, la situation des services centraux du Département des services financiers est étroitement surveillée afin que les contrôles ne soient pas affaiblis par la délégation de responsabilités financières aux bureaux extérieurs. Comme il est indiqué plus haut au paragraphe 7, tous les départements utiliseront le système MERS pour surveiller l'exécution de leurs activités. Cela devrait permettre, lorsqu'on envisagera de mettre sur pied de nouveaux systèmes, de bien identifier les décisions stratégiques et le financement nécessaire à la mise en oeuvre efficace des projets d'infrastructure.

12. (Paragraphe 11) Le Commissaire aux comptes a indiqué qu'il restait nécessaire pour le BIT d'établir des plans de travail pour les dépenses d'appui de la coopération technique financées par le PNUD afin de pouvoir contrôler l'achèvement des travaux et de mesurer les résultats obtenus. Dans l'intervalle, le Conseil d'administration du PNUD est convenu, par la décision 93/31, d'apporter de nouvelles modifications au dispositif de financement des dépenses d'appui de la coopération technique, qui devraient être introduites à compter du 1er janvier 1997. Les mécanismes SAT-1 et SAT-2 ont, entre autres, été remplacés par les services d'appui à l'élaboration des politiques et des programmes (AEPP) et les services d'appui aux services techniques (AST). En conséquence, on procède actuellement à la modification des procédures qui, désormais, tiendront compte de la nécessité d'établir des plans de travail adéquats.

13. (Paragraphe 15) En matière de technologie de l'information, le Commissaire aux comptes a fait observer que, depuis 1992, le BIT n'avait pas mis à jour sa stratégie et son plan de mise en oeuvre. Le Bureau de l'informatique et des communications (ITCOM) s'occupe aujourd'hui de rassembler des informations sur les besoins en matière d'informatique à court et à long terme des départements utilisateurs en vue de mettre au point un ensemble commun de prescriptions applicables à toute l'Organisation. Cet ensemble devrait servir de base pour la mise à jour en profondeur de la Stratégie et du plan de mise en oeuvre de 1992 en matière de technologie de l'information, qui devrait s'achever au cours du premier semestre de 1997.

14. (Paragraphe 18) Le Commissaire aux comptes a noté que l'élaboration d'une politique officielle de sécurité est une question qui n'avait pas été abordée et qui devrait être prise en charge par le nouveau Bureau de l'informatique et des communications (ITCOM). Bien qu'il n'existe pas encore de politique officielle en matière de sécurité, bon nombre de ses composantes existent déjà et ont été mises en oeuvre. Indépendamment de son propre système de traitement de données par le processeur central, le BIT assume d'autres opérations au Centre international de calcul des Nations Unies (CIC). Le CIC a souscrit à un service de reprise du traitement en cas de sinistre qui permettra au BIT de poursuivre les opérations qu'il traite au CIC en cas de défaillance majeure des installations du Centre. Au cas où il se produirait un sinistre dans la salle du processeur central du BIT, le Bureau pourra poursuivre ses opérations sur processeur au CIC. Le BIT a également choisi le CIC pour être son fournisseur de services sur Internet, et une unité très sophistiquée de sécurité en cas d'incendie a été mise au point dans le cadre de ce service. Les serveurs de réseaux et les ordinateurs centraux sont dotés d'un système régulier de sauvegarde et, au niveau des postes de travail, tous les ordinateurs reliés au réseau informatique du BIT explorent automatiquement les fichiers locaux en vue de déceler les éventuels virus. Un logiciel antivirus est actuellement expérimenté en vue d'assurer une exploration continue du réseau. Ces mesures, ainsi que d'autres initiatives, seront développées dans un document sur la politique officielle de sécurité établi en consultation avec les autres départements utilisateurs.

15. Le Directeur général continuera d'oeuvrer en étroite corrélation avec le Commissaire aux comptes en ce qui concerne le suivi de ses recommandations, dans la mesure où il leur attache la plus grande importance et souhaite que l'Organisation tire le meilleur parti possible du travail effectué par le Commissaire aux comptes.

Genève, le 10 février 1997.