Oportunidad de empleo: "Asistente de Finanzas"

Este anuncio está dirigido al público local (nacional o con nacionalidad Mexicana o residencia/permiso de trabajo permanente en el lugar de destino)

Noticia | 15 de agosto de 2017
Descripción de las tareas
Bajo la supervisión directa del/de la Oficial de Administración, Finanzas y Recursos Humanos (AFRH), apoyará en la ejecución de los asuntos de Administración y Finanzas, coordinando y dando seguimiento a los compromisos frente a la Oficina Regional. El/la Asistente de Finanzas, llevará a cabo funciones para apoyar y soportar que el manejo de los recursos de la OIT se efectúe correcta y ordenadamente de acuerdo con los reglamentos de la Organización. El/la titular debe apoyar a la organización en lo administrativo y financiero para asegurar el buen funcionamiento de la oficina, conforme a los objetivos de la organización y al Estatuto de Personal.

FUNCIONES GENÉRICAS:
  1. Mantener registros financieros y sistemas de monitoreo para registrar y reconciliar gastos, saldos, pagos, declaraciones y otros datos para transacciones diarias e informes. Participar en la revisión y preparación de las nóminas del personal de la oficina. Realización de deducciones del personal con cargo a la nómina así como el cálculo de horas extras.
  2. Seleccionar e ingresar información de una gran variedad de documentos, verificando su exactitud y haciendo los cálculos necesarios. Asegurarse de incluir todo los datos o información relevante.
  3. Informar y ayudar tanto al personal internacional como a expertos y consultores, en todo lo referente a las subvenciones, anticipos salariales, liquidaciones de viaje y otros asuntos financieros, además de calcular y procesar los pagos por finiquitos y servicios varios. Preparar los informes recurrentes/periódicos según lo programado, los imprest reports mensuales así como reportes especiales, según se requiera, para la preparación del presupuesto, auditorías u otras razones particulares.
  4. Redactar correspondencias diversas para verificar información, responder consultas y obtener información adicional.
  5. Mantener comunicación estratégica y constante con los funcionarios de los bancos locales para obtener información sobre los procedimientos y reglamentos, los tipos de cambio y los tipos de interés, y cualquier asunto relacionado con el óptimo mantenimiento de las cuentas bancarias de oficina.
  6. Preparar estimaciones detalladas de costos y participar en el análisis y proyección del presupuesto, según lo requerido.
  7. Supervisar el trabajo del personal a su cargo, en el caso de que le sean asignados.
  8. Podría encargársele el manejo de la caja chica de la Oficina.
  9. Verificar comprobantes de pago (vouchers) así como los imprest reports mensuales, asegurándose de que todas las transacciones están debidamente autorizadas y sustentadas con facturas/recibos; verificar posibles documentos y transacciones de carácter fraudulento.
  10. Verificar transacciones en efectivo y saldos de las cuentas
  11. Verificar los estados de cuenta y realizar las conciliaciones mensuales.
  12. Verificar transferencias bancarias y en efectivo, asegurarse de que todos los movimientos estén sustentados con comprobantes bancarios.
  13. Búsqueda de referencias a autorizaciones de pago no comunicadas a la oficina regional con el fin de determinar la exactitud de los pagos realizados mediante inter-office vouchers (IOVs).
  14. Desempeñar otras funciones que puedan ser asignadas por el/la supervisor/a.

FUNCIONES ESPECIFICAS:

FINANZAS
  1. Elaborar previsiones de gastos, propuestas y cálculos presupuestarios para todas las fuentes de fondos. Recopilar y presentar información estadística. Ser responsable del control de las operaciones de las cuentas en dólares estadounidenses y en moneda local, asegurando el adecuado balance de los depósitos. Custodiar los historiales contables para las cuentas de anticipos de la oficina. Actualizar historiales financieros para todas las fuentes de fondos y sistemas de control para registrar y conciliar desembolsos, balances, pagos, estados de cuentas y otros datos que posibiliten la elaboración de transacciones e informes diarios.
  2. Coordinar las transacciones financieras, controlar los gastos y asegurarse de que se realizan todos los pagos que requieren interpretación y aplicación de las normativas y procedimientos administrativos y financieros de la OIT. Actuar como testigo en los desembolsos de fondos. Apoyar en la realización de órdenes de compra en IRIS. Administrar y llevar controles de todos los pagos (órdenes de pago, colaboradores externos, facturas, etc.). Administrar el manejo de la caja chica acorde con los lineamientos vigentes. Realizar las conciliaciones bancarias necesarias para el buen manejo de la oficina.
  3. Realizar la revisión y consolidación de las previsiones de gastos semestrales basadas en las asignaciones aprobadas para todas las fuentes de fondos (Forecast), así como proponer las modificaciones necesarias en las asignaciones presupuestarias.
  4. Administrar y manejar el programa FISEXT, finalizar OFC (Office Financial Clearance) y EPAs (External Payment Authorization), importación y exportación de datos y sus registros correspondientes. Apoyar en la implementación del nuevo sistema informático IRIS (basado en el software de ORACLE ERP). Realizar acciones necesarias para su correcta implementación en la Oficina, en coordinación con el/la Oficial de AFRH, la Oficina Regional y la Sede. Coordinar el registro de proveedores en IRIS con la instancia correspondiente en la Oficina Regional o la Sede. Asegurar que su envío se realice en tiempo y acorde a las regulaciones vigentes. Revisar el formato de proveedores para asegurar su cumplimiento y compatibilidad con el sistema IRIS.
  5. Orientar e informar al personal sobre reglas, normativas y procedimientos relacionados con las condiciones de servicio y otros asuntos administrativos y financieros. Realizar esta tarea con una óptima orientación al cliente y con la debida cordialidad. Ayudar al personal de nuevo ingreso a abrir cuentas bancarias, intercambiar divisas y otras cuestiones financieras de rutina. Asesorar y ayudar al personal a la hora de elaborar presupuestos de proyectos, revisiones documentales de proyectos y presupuestos para otras actividades. Proporcionar ayuda y orientación en la gestión de proyectos en lo referente al control de los fondos de dichos proyectos, así como en la actualización de los controles internos de los proyectos.
  6. Apoyar en los planes y preparativos de viajes, así como calcular anticipos y liquidar los gastos de viaje del personal de la oficina u otro personal, según corresponda. Asegurarse de que dichos pagos contengan los soportes correspondientes a las reglas vigentes. Revisar las comprobaciones de gastos efectuados por seminarios y asegurarse que cumplan con las regulaciones vigentes. Revisar los recursos y códigos de los contratos de colaboración externa. Preparar toda la correspondencia financiera que sea necesaria para el cumplimiento de responsabilidades del área. Calcular y preparar el pago de horas extras al personal cuando aplique.
  7. Mantener un registro actualizado de los datos bancarios y de contacto de los proveedores con los que trabaja la Oficina. Asegurarse de que los datos ingresados correspondan con los registros proporcionados por los proveedores y asegurarse de enviar los comprobantes de pago a éstos.
  8. Ingresar y realizar transacciones en la banca electrónica. Asegurarse de que los datos ingresados sean correctos y acordes a los recibos expedidos. Ingresar proveedores nuevos en la banca electrónica y asegurarse de que los datos ingresados sean acordes a los formularios recibidos.
  9. Realizar, cuando aplique, todas las gestiones necesarias para la devolución de impuestos con el gobierno de acuerdo a la normatividad vigente. Mantenerse al día de las actualizaciones en la materia. Asegurarse de dar de alta, actualizar y modificar el Registro Federal de Contribuyentes de la Oficina; realizar las gestiones correspondientes con las diversas instancias de gobierno involucradas.
  10. Mantener actualizados los reportes de gastos de capacitación para el personal local, en coordinación con el Punto Focal de Capacitación de la Oficina.
  11. Realizar otras tareas que sean necesarias posterior a la implementación del nuevo Sistema IRIS.

ADMINISTRACIÓN
  1. Apoyar en la gestión y el despacho/recepción aduanero de bienes de la OIT y efectos personales de funcionarios internacionales, el procesamiento de formularios de inmigración, solicitud de franquicias y otras formalidades, y negociar con los organismos externos correspondientes, según convenga.
  2. Apoyar, en coordinación con el/la Oficial de AFRH y con la sede, las mudanzas internacionales de los funcionarios, así como la emisión de documentación requerida.
  3. Participar y apoyar al Plan de Continuidad de Negocios (BCP por sus siglas en inglés) para la Oficina en cuestiones administrativas y financieras. Asegurarse de recopilar la información necesaria e imprescindible para el funcionamiento financiero de la Oficina en caso de crisis o emergencia.
  4. Cubrir los reemplazos asignados y acordados durante las ausencias tanto de la Oficial de AFRH como del equipo de Administración cuando aplique. Colaborar con el/la Oficial de AFRH en la supervisión de actividades del/de la Conductor/a y el/la Auxiliar Administrativo/a.
  5. Participar, en representación de la Oficina, en reuniones inter-agenciales entre organismos de las Naciones Unidas, incluyendo el Comité Local de Salarios y el OMT (Operations Management Team), fungiendo como back-up del/de la Oficial de AFRH.
  6. Apoyar y orientar al personal internacional en cuestiones relacionadas con la instalación, apertura de cuentas bancarias, gestiones ante la Secretaría de Relaciones Exteriores, etc.
  7. Apoyar en el monitoreo y reporte de datos referentes a las cuestiones de impacto al medio ambiente que solicitan las Oficinas Centrales de manera anual.
  8. Mantener contacto con bancos locales, compañías de seguros, agencias gubernamentales, otras agencias de las Naciones Unidas, etc., para la provisión de bienes y servicios.
Mayor información sobre requisitos y candidatura favor de visitar:
https://erecruit.ilo.org/public/hrd-cl-vac-view.asp?jobinfo_uid_c=35532&vaclng=es