La mesure des performances

Le suivi de la performance du programme comprend à la fois la surveillance et l'évaluation. Ces deux processus reposent sur les documents existants. Cette page donne des indications sur ces trois aspects et contient des liens vers une série de supports pour recueillir et analyser les résultats.

Documentation

Il s’agit là de l’ensemble des données, rapports et autres supports qui permettent de suivre et d'évaluer les activités et les résultats. Une grande partie des documents nécessaires sera rédigée au cours de la planification et de la réalisation du programme. Il s'agit notamment :
  • de la composition des comités consultatifs locaux et autres comités et de leur mandat
  • des comptes-rendus sur les réunions avec les principaux intéressés et la communauté
  • des conclusions des études sur les débouchés et les besoins
  • des études de faisabilité
  • des fiches sur les participants (bénéficiaires)
  • des comptes-rendus sur les cours de formation
  • des rapports de suivi après la formation.
Le programme peut prévoir d'autres types de rapports et notes dans le cadre de la documentation. Il peut s'agir de points d’étape réguliers à l'intention des bailleurs de fonds ou des agences gouvernementales, de rapports de surveillance et de toute évaluation réalisée à mi-parcours, ainsi que des documents sur les mesures prises pour adapter le programme aux besoins.

Des dossiers précis sur les ressources financières et humaines doivent également être tenus et ils font partie de la surveillance et du reporting.

Surveillance

Un système de contrôles est à mettre en place dès le début du projet. Il précise ce qui sera contrôlé, sous quelle forme, comment et à qui l’information sera remontée. Il peut y avoir plusieurs systèmes de surveillance : par exemple, un rapport d'activité annuel à l'intention d'un organe d’orientation du pays, des comptes-rendus budgétaires trimestriels destinés à un bailleur de fonds, etc. Dans la mesure du possible, les informations et les rapports de surveillance doivent servir à plusieurs fins afin de réduire le temps qui y est consacré et les doublons. Par exemple, les comptes-rendus budgétaires trimestriels préparés pour un bailleur de fonds peuvent être regroupés pour former un rapport annuel destiné à un comité directeur. La surveillance doit porter sur un nombre restreint de grands indicateurs qui fournissent les informations requises.

Les différents destinataires ont besoin d’informations de type et de niveau de détail différents.
  • Les gestionnaires locaux nécessitent des informations exactes et immédiates sur toutes les activités, les budgets, etc. permettant de vérifier que le programme se déroule comme prévu et que tous les problèmes sont identifiés et résolus.
  • Les partenaires chargés de la réalisation sont à la fois fournisseurs d'informations (et leur performance est suivie par ce biais) et destinataires d'informations (afin de coordonner leurs activités comme il convient).
  • Les comités consultatifs locaux et les acteurs ont besoin d'informations plus globales sur le déroulement du projet et sur les questions spécifiques qui les intéressent (par exemple un faible taux d’inscription des bénéficiaires serait un élément important à leur communiquer).
  • La direction de l'OIT, les bailleurs de fonds et les partenaires au niveau national ont besoin d'informations régulières et plus globales sur l'avancement du projet, en rapport généralement avec les objectifs spécifiques et les dépenses prévues. Elles prennent souvent la forme d'un compte rendu et d'une réunion annuels, programmés à la demande des bailleurs de fonds et partenaires nationaux.
L'objectif de la surveillance est de vérifier si un projet se déroule comme prévu et de fournir suffisamment d'informations pour identifier les corrections à apporter. Le contrôle des moyens financiers, opérationnels et humains est également nécessaire pour s'assurer que les ressources sont utilisées comme il convient et que les employés du projet et de tout partenaire à la réalisation respectent les règles de conduite applicables. Des dispositifs pour remonter les situations à signaler ou les réclamations peuvent être prévus dans les méthodes de surveillance dans un but de responsabilisation.

Si la surveillance porte généralement sur le recueil de données et l'établissement de rapports tout au long du projet, TREE prévoit que les bénéficiaires seront suivis pendant un certain temps après leur participation directe au projet. Ces « études de traçage » feront partie de l'évaluation finale d'un projet, mais elles doivent être définies dans le plan de surveillance et les données à recueillir doivent figurer dans la documentation.

Évaluation

L'évaluation est un outil essentiel pour améliorer la prise de décision, faire progresser l’état des connaissances au sein de l'organisation et attester de la pertinence, la cohérence, l'efficacité, l'efficience, l'impact et la pérennité d’une action. L’évaluation permet d’apprécier les résultats d'une intervention particulière, notamment ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas, et pourquoi. Toutes les évaluations planifiées et réalisées sur des interventions de l'OIT, ainsi que les synthèses, les enseignements tirés, les bonnes pratiques, les recommandations et les réponses de la direction qui s'y rapportent, sont accessibles au public à l'adresse i-eval Discovery.

Les critères d’évaluation de l'OIT peuvent être complétés par d’autres critères demandés par les donateurs ou les partenaires nationaux. Lors de la conception d'un projet TREE, il est important de programmer l'évaluation et d’en prévoir le budget. Voici quelques-unes des questions qui peuvent être posées dans le cadre d'une évaluation TREE :

  • La qualité de la formation correspondait-elle à la qualité souhaitée ?
  • Les cours ont-ils été dispensés comme prévu et quel a été le nombre d'abandons et celui des personnes formées ?
  • La formation a-t-elle permis d’arriver à la parité hommes-femmes ? Sinon, pourquoi ?
  • Les personnes formées ont-elles facilement créé des entreprises/trouvé un emploi dans le domaine pour lequel elles ont été formées ? Dans quelle mesure leurs revenus ont-ils augmenté ? Ont-elles pu maintenir cette amélioration ?
  • Le projet a-t-il eu des incidences plus larges sur la communauté en termes :
    • de cohésion sociale
    • d’un meilleur accès à l’enseignement ou aux services de santé
    • d’influence ou d’expression pour les personnes défavorisées ?
  • Le coût de ce type de formation rurale permettra-t-il de reconduire le même programme dans d'autres régions ? Le cours doit-il être reconduit ?
Un exemple d'évaluation sur l’effet d'un projet TREE au Zimbabwe sur la collectivité se trouve à l'adresse suivante TREE project in Zimbabwe

Les évaluations seront réalisées par l'équipe TREE ou par des évaluateurs externes, en fonction du périmètre et du type d'évaluation. Certains outils d'aide à l'évaluation, mis au point dans le cadre des projets TREE, peuvent être utiles.